Augusta Convention Center : plans, sol et autorisations d’effets

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L’Augusta Convention Center se situe au 2 10th Street, Augusta, Géorgie. Le contrat hôtelier fixe les horaires de montage et démontage ; le guide exposant renvoie à Convention Operations et au Fire Marshal de Richmond County.

Préparez le plan d’exposition trois mois avant le montage et transmettez les révisions 30 jours avant. Le montage ne peut commencer sans plan approuvé. La charge de sol publiée est 350 lb/ft² ; les charges par appui nécessitent un examen spécifique.

Que montrer au plan avant de faire entrer un écran ?

Indiquez écran LED, bases, scène, allées, véhicules et stands à deux niveaux. Distinguez poids totaux, charges par pied ou roue et parcours ; 350 lb/ft² ne valide pas les charges concentrées. Obtenez plans des points, WLL et étude avant de proposer une suspension : la hauteur libre de 32 ft 6 in ne prouve pas une capacité d’accrochage.

Le guide indique une porte de quai de 10 ft de haut sur 8 ft de large. Confirmez gabarit utile et parcours complet avec Operations avant expédition ; si les flight cases ne passent pas, coordonnez autre route ou démontage autorisé sans forcer les portes ni obstruer l’évacuation.

Contrôle | Périmètre

Plan d’exposition | 3 mois avant montage

Révisions | 30 jours avant montage

Sol | 350 lb/ft² ; charges concentrées à confirmer

Hauteur / porte publiées | 32 ft 6 in libre / 10 ft haut × 8 ft large

Comment préparer raccordements, accès et sortie ?

Toutes les prestations électriques doivent être coordonnées avec Encore Electric. Précisez charges, tension, phases, connecteurs et distribution des équipements ; n’étendez pas cette règle à l’exclusivité de tout l’AV ou de l’accrochage sans confirmation. Les intervenants externes nécessitent l’approbation prévue par les règles exposants.

Protégez murs, portes et parcours. N’utilisez ni chariots à roues métalliques ni ruban d’emballage sur moquette ou marbre ; le ruban exige une approbation préalable. Organisez des états des lieux communs avant entrée et après sortie, dans les horaires contractuels. Ne laissez pas de remorques la nuit sans accord.

Quelle validation pour les lasers ou la pyrotechnie ?

Les politiques imposent un permis spécial et une préapprobation individuelle du General Manager ou du canal de gestion désigné par le site, ainsi que du Fire Marshal. Une garde incendie peut être exigée aux frais de l’événement. Identifiez équipement, effet, positions, public et horaires pour définir le circuit applicable ; l’autorisation de l’hôtel ne remplace pas celle de l’autorité.

Pour le haze, confirmez d’abord autorisation du site, équipement, fluide, horaires et coordination incendie. Gardez l’effet hors programme jusqu’à résolution de ces exigences. Après modification, soumettez la révision et rétablissez le périmètre autorisé ; ne neutralisez pas les détecteurs pour un essai.

Que déclarer pour les batteries, fluides et matériaux scéniques ?

Avant chargement, identifiez produits chimiques, gaz, batteries et autres matières dangereuses du montage. General Facility Information and Policies exige leur déclaration et une fiche OSHA MSDS/SDS 60 jours avant. Indiquez produit, quantité, contenant et usage pour que le site détermine stockage et acceptation ; toutes les batteries n’ont pas le même type ni la même classification.

La déclaration ne lève pas les interdictions du Guide for Exhibitors concernant explosifs, matières dangereuses ou mélange de produits chimiques dans l’exhibit hall. Résolvez compatibilité du produit et emplacement avant expédition. Utilisez des contenants identifiés et sûrs ; ne laissez pas de déchets pour enlèvement ultérieur et ne les jetez ni dans les poubelles ni dans les évacuations du site. Sans acceptation, retirez-les de la liste de chargement et utilisez une solution approuvée.

Le Fire Safety Addendum exige des drapes, rideaux, couvertures, jupes, moquettes et matériaux d’exposition retardateurs de flamme. Préparez les documents du matériau réel pour examen ; le certificat d’un autre tissu ne couvre pas ce lot. Maintenez équipements incendie visibles et accessibles et les dégagements du plan approuvé.

Que vérifier avant de retenir un prestataire de spectacle laser ?

Appliquez Georgia Rule 111-8-91-.02 au système réel : détenteur ou exploitant, identification, emplacement, longueur d’onde et puissance continue maximale ; pour un système pulsé, énergie par impulsion, durée et fréquence maximale. Confirmez l’enregistrement écrit auprès du Department of Community Health et le formulaire applicable au système mobile. L’exemption de transit de .05 ne vaut pas autorisation d’exploitation.

Pour classe IIIb ou IV, la FDA distingue Product Report du projecteur, Form 3632, Show Report, Form 3640, et demande de variance, Form 3147. Les pièces dépendent du rôle : utiliser un projecteur certifié ayant déjà un Product Report ne rend pas à lui seul le producteur fabricant de ce projecteur, mais il doit traiter Show Report et variance du spectacle. Vérifiez lettre d’approbation FDA, conditions et périmètre avant exploitation ; réception du dossier ne vaut pas approbation. La FDA considère le producteur comme fabricant du spectacle, distinct du fabricant du projecteur.

Le délai de 30 jours de l’État concerne l’acquisition, pas une fenêtre de 30 jours avant l’événement. Distinguez enregistrement et préapprobation laser individuelle du site et du Fire Marshal. Confirmez la démarche de l’équipement avant de programmer l’émission ; si les documents manquent ou si le projecteur change, maintenez le spectacle sans cet effet.

Comment préparer l’éclairage pour les caméras et écrans LED ?

Confirmez avec Operations les luminaires et commandes disponibles dans l’exhibit hall loué. La politique publiée décrit des sources HID aux halogénures métalliques et CFL compactes, avec des modes d’allumage et de variation distincts. Les plages suivantes sont des valeurs approximatives du document, sans mesure du montage ni niveau garanti pour une caméra. FC signifie footcandles, une unité d’éclairement ; ce n’est pas un pourcentage du variateur.

Demandez l’état lumineux à maintenir en répétition et pendant le spectacle, ainsi que la commande autorisée pour le rétablir. Avec un contenu LED d’essai et un visage en position de présentation, vérifiez exposition, contraste et éventuelles bandes à la caméra. Si l’image change entre deux états lumineux, consignez cet effet avant de modifier processeur ou contenu ; coordonnez le retour à l’état convenu.

La politique prévoit l’éclairage aux halogénures environ 30 minutes avant et 30 minutes après le spectacle sans frais pour le client, et cette seule source pendant montage et démontage. Ne supposez pas la même combinaison incluse pour une répétition hors de cette plage. Confirmez horaires, responsabilité et frais éventuels avant de fixer les réglages caméra.

Source publiée | Niveau approximatif | Commande et usage décrits

HID aux halogénures métalliques | 50–55 FC | Allumage ; également montage/démontage

CFL à interrupteur | 10–12 FC | Marche/arrêt ; nettoyage interne

CFL à variation | 10–12 FC ; réduction à 5–7 FC | Variateur ; événements spéciaux

Peut-on entrer le matériel avec un chariot élévateur ou des diables ?

Soumettez à Convention Operations le type de véhicule, carburant, nombre et horaires de déplacement pour approbation. Guide for Exhibitors interdit les véhicules à essence ou diesel pour déplacer du matériel dans l’exhibit hall sans accord d’Operations ; il mentionne les véhicules au propane comme admis. Cette mention ne valide ni modèle, parcours, conducteur ni charge réelle du transport.

Le guide exclut les roues métalliques sur les chariots à plateau. Pour les hand trucks, il prescrit des roues en caoutchouc de 8 in, souples ou dures ; n’appliquez pas cette dimension aux roues d’un chariot élévateur. Transmettez poids de l’engin et de la charge, dimensions, charges par roue et protection des surfaces. Confirmez parcours et gabarit utile avant expédition : une dimension de porte publiée ne définit pas le parcours complet.

Avant déplacement, vérifiez que le parcours attribué est libre et que le matériel correspond à celui approuvé. Si le véhicule change ou le passage est obstrué, suspendez ce déplacement et demandez une solution ; ne bloquez pas les sorties et n’utilisez pas les red zones pour l’attente. Les remorques doivent quitter la propriété hors chargement ou déchargement ; leur stationnement nocturne exige l’accord d’Operations.

Que prévoir si montage ou démontage se poursuit après 23:00 ?

Distinguez horaires contractuels et horaires de sécurité. General Facility Information and Policies indique une sécurité quotidienne de 07:00 à 23:00 et permet de demander un agent de 23:00 à 07:00 avec facturation. Ce service sur demande ne confirme ni agent réservé, ni garde exclusive du matériel, ni extension d’accès de la production.

Transmettez à Convention Services les horaires d’arrivée, répétition, travail et sortie ; personnel et prestataires devant entrer ; porte, quai et espaces nécessaires. Faites confirmer accès, couverture de sécurité, responsabilité opérationnelle et coût. Vérifiez aussi électricité et éclairage pour cette plage, car les horaires de sécurité ne définissent pas ces services.

Avant de prolonger le travail, vérifiez la confirmation des horaires autorisés et des services requis. À défaut, interrompez la prolongation et coordonnez stockage ou sortie du matériel par le parcours approuvé avant la fermeture contractuelle. Ne laissez pas de matériel dans les couloirs et ne prenez pas une porte ouverte pour une autorisation de poursuivre.

Où stocker les flight cases vides ?

Ni dans les couloirs arrière, zones de service, issues ou red zones. L’addendum exige au moins 6 ft libres devant les portes. Obtenez une zone de stockage autorisée et indiquez-la au plan.

L’assurance couvre-t-elle seulement les jours avec public ?

Les politiques exigent couverture pendant entrée et sortie, assuré au même nom que le License Agreement et Augusta Convention Center comme additional insured et certificate holder. Confirmez limites et avenants contractuels.

Que faire si l’écran change à moins de 30 jours ?

Transmettez plan révisé et différences à Convention Operations avant remplacement. Le guide fixe les révisions à 30 jours avant montage ; au-delà, faites confirmer acceptation, ingénierie, raccordements et coûts. Une commande commerciale ne vaut pas approbation.

Déclarer une matière dangereuse autorise-t-il son entrée dans l’exhibit hall ?

Non. La déclaration et la fiche SDS à 60 jours ne lèvent pas les interdictions du guide exposant. Confirmez produit, usage et zone acceptés avant expédition ; ne mélangez pas les produits chimiques et n’abandonnez pas de déchets sur place.

Un numéro d’enregistrement de dossier FDA suffit-il pour exploiter le spectacle laser ?

Non. Pour les classes IIIb ou IV, vérifiez la lettre FDA d’approbation de variance et ses conditions, ainsi que l’enregistrement de l’État et le permis de l’événement. Un accusé de réception de rapport ou de demande ne prouve pas ces approbations.

Une demande de téléphonie confirme-t-elle aussi internet pour le streaming ?

Le guide exige une demande écrite de téléphonie auprès du site au moins 2 semaines avant l’ouverture du salon. Cette rubrique ne documente ni débit, ni connexion internet, ni secours de streaming. Demandez ces services séparément avec capacité, point de livraison et horaires d’essai définis ; sans confirmation, ne programmez pas un direct sur une connexion supposée.

Quand consigner l’état du sol et des accès ?

Coordonnez un état des lieux commun avec le superviseur de l’exhibit hall avant entrée et après sortie. Consignez secteurs, dégâts existants, protections et état des surfaces avec emplacement et date. Le guide prévoit des réclamations écrites pour dommages dans les 10 jours après le dernier état des lieux ; ce délai ne remplace pas l’inspection et n’autorise ni réparation ni retrait des protections sans coordination.

Les conditions du site et les délais correspondent aux documents liés. Confirmez la révision applicable et les annexes de votre événement ; une réservation ou une commande ne remplace ni la validation technique ni les autorisations des autorités.

Augusta Convention Center — Guide for Exhibitors — https://www.augustaconventioncenter.com/guide-for-exhibitors/

Augusta Convention Center — General Facility Information and Policies — https://www.augustaconventioncenter.com/general-facility-information-and-policies/

Augusta Convention Center — Venue — https://www.augustaconventioncenter.com/venue/

Georgia — Rules for Laser Radiation 111-8-91 — https://rules.sos.ga.gov/gac/111-8-91

FDA — Laser Light Shows — https://www.fda.gov/radiation-emitting-products/home-business-and-entertainment-products/laser-light-shows

Utilisez la fiche pour consigner le périmètre validé et les points à résoudre avant le montage. Elle comprend le guide complet.

Événement, salle et date du premier accès :

Plan approuvé : révision et date :

Équipements, poids totaux et charges par point ou appui :

Tension, phases, courant et raccordement demandés :

Responsables de l’accrochage et de l’électricité :

Effets prévus et validations en attente :

Porte, parcours, quai et créneau autorisés :

Assurance, permis, inspections et modifications en attente :

Effet : équipement, fluide/matériau, emplacement, répétition et émission autorisées :

Plans et permis : autorité, révision, dates et documents manquants :

Éclairage : sources et commandes actuelles, état répétition/spectacle, responsabilité et réglage à rétablir :

Manutention : véhicule, carburant, conducteur, roues, poids total, charges par roue et parcours approuvé :

Travail nocturne : horaires contractuels, accès, sécurité, électricité, éclairage et frais confirmés :

États des lieux : date, secteurs, état initial/final, protections et points en attente :