FICHE DE COORDINATION AUDIOVISUELLE AVEC UN HÔTEL OU UN LIEU
Modèle GLMedia. Complétez les informations confirmées et signalez les points en attente.
Cette fiche organise les informations ; chaque responsable doit confirmer le périmètre réel.

ÉVÉNEMENT ET DOCUMENTS
Événement / date / salle / public attendu :
Programme et version / plan et version / date de réunion :
Objectifs image et son en salle, en direct et dans l’enregistrement :

CONTACTS ET DÉCISIONS
Organisation / personne approuvant les modifications / disponibilité :
Production / exploitation / contact pendant l’événement :
Audiovisuel du lieu / informatique / exploitation / accès et démontage :
Responsable confirmant l’alimentation et les conditions de montage :

RESSOURCES DU LIEU (À RÉPÉTER POUR CHAQUE RESSOURCE)
Besoin de l’événement / matériel ou installation / modèle :
Éléments inclus / manquants / personne qui fournit / personne qui exploite :
Horaires disponibles / conditions annoncées / personne qui les confirme :
Tâches ou frais supplémentaires annoncés / responsable de l’approbation :

ACCÈS, MONTAGE ET DÉMONTAGE
Colis prévus : dimensions, poids et informations fournies par le prestataire :
Parcours de livraison confirmé / portes, quai, ascenseur et couloirs utilisés :
Heure d’accès / libération de la salle / tâches préalables / responsable :
Montage / répétition / ouverture au public / démontage / restitution :
Coordination des prestataires / zone d’attente / modifications en suspens :

ALIMENTATION ET MONTAGE
Besoins électriques communiqués par le prestataire :
Points identifiés par le lieu / horaires / responsable du raccordement :
Emplacement du matériel, des supports et des câbles convenu sur le plan :
Conditions et validations techniques applicables au montage :
Informations manquantes / responsable / date :

VIDÉO (À RÉPÉTER POUR CHAQUE CIRCUIT)
Source / fichier et version / point de raccordement / appareils et modèles :
Format, fréquence, connecteurs et commandes confirmés :
Destination / personne confirmant l’entrée / opérateur :
Essai réalisé / date / résultat / état observé sur l’appareil :
Lisibilité depuis le public / autres destinations / problèmes en suspens :

SON (À RÉPÉTER POUR CHAQUE CIRCUIT)
Ce que chaque partie fournit / reçoit / niveau, connecteur et canaux :
Mixage / port physique / point identifié / personne qui confirme :
Voix et vidéo testées / zones d’écoute vérifiées / résultat :
Invités à distance / retour / direct / enregistrement / responsables :

RÉSEAU ET APPLICATIONS
Point et accès convenus / horaires disponibles / contact informatique :
Application et compte / matériel / flux envoyés et reçus prévus :
Données du service à vérifier avec l’informatique / confirmation et date :
Essai à l’emplacement de l’événement / audio, vidéo et contenu / résultat :
Reconnexions ou coupures observées / solution de repli convenue et testée :

RÉPÉTITION ET POINTS EN ATTENTE (À RÉPÉTER POUR CHAQUE TÂCHE)
Séquence du programme / signal / opérateur / destination observée :
État de la demande et de l’essai / réponse reçue / responsable et date :
Résultat observé / matériel, circuits et conditions de l’essai :
Point en attente / information ou essai nécessaire / responsable / échéance :
Décision pendant la résolution / personne qui l’approuve / avis aux opérateurs :

CLÔTURE
Dernière fiche / modifications depuis la réunion / équipe prévenue :
Éléments restant installés / éléments retirés par chaque partie / horaires :
Restitution de la salle / responsable du lieu / observations :

Ne confirmez pas un point uniquement parce qu’il figure dans une proposition
non acceptée ou sur une photo sans validation du responsable.
Pour chaque essai, notez les appareils et circuits utilisés et les vérifications
à répéter s’ils changent. Distinguez demande envoyée, données confirmées et essai consigné.