FICHA DE COORDENAÇÃO AUDIOVISUAL COM HOTEL OU ESPAÇO
Modelo GLMedia. Preencha os dados confirmados e marque as pendências.
Esta ficha organiza informações; cada responsável deve confirmar o escopo real.

EVENTO E DOCUMENTOS
Evento / data / salão / público previsto:
Programação e versão / planta e versão / data da reunião:
Objetivos de imagem e som na sala, na transmissão e na gravação:

CONTATOS E DECISÕES
Organização / quem aprova mudanças / disponibilidade:
Produção / operação / contato durante o evento:
AV do local / TI / operações / acesso e retirada:
Responsável por confirmar energia e condições de montagem:

RECURSOS DO LOCAL (REPETIR PARA CADA RECURSO)
Necessidade do evento / equipamento ou instalação / modelo:
O que está incluído / o que falta / quem fornece / quem opera:
Horário disponível / condições informadas / quem confirma:
Tarefas ou cobranças adicionais informadas / responsável pela aprovação:

ACESSO, MONTAGEM E RETIRADA
Volumes previstos: dimensões, peso e dados fornecidos pelo prestador:
Trajeto de carga confirmado / portas, doca, elevador e corredores usados:
Horário de acesso / liberação da sala / tarefas prévias / responsável:
Montagem / ensaio / abertura ao público / retirada / devolução da sala:
Coordenação de fornecedores / área de espera / mudanças pendentes:

ENERGIA E MONTAGEM
Requisitos de alimentação informados pelo fornecedor:
Pontos identificados pelo local / horário / responsável pela conexão:
Posição de equipamentos, suportes e cabos combinada na planta:
Condições e aprovações técnicas aplicáveis à montagem:
Dados que faltam / responsável / data:

VÍDEO (REPETIR PARA CADA CAMINHO DE SINAL)
Fonte / arquivo e versão / ponto de entrega / equipamentos e modelos:
Formato, frequência, conectores e controles confirmados:
Destino / quem confirma a entrada / quem opera:
Teste realizado / data / resultado / estado observado no equipamento:
Visibilidade a partir do público / outros destinos / problemas pendentes:

SOM (REPETIR PARA CADA CAMINHO DE SINAL)
O que cada parte entrega / recebe / nível, conector e canais:
Mixagem / porta física / ponto identificado / quem confirma:
Voz e vídeo testados / áreas verificadas por escuta / resultado:
Convidados remotos / retorno / transmissão / gravação / responsáveis:

REDE E APLICATIVOS
Ponto e acesso combinados / horário disponível / contato de TI:
Aplicativo e conta / equipamentos / envio e recepção previstos:
Dados do serviço que TI deve revisar / confirmação e data:
Teste no local do evento / áudio, vídeo e conteúdo / resultado:
Reconexões ou quedas observadas / alternativa combinada e testada:

ENSAIO E PENDÊNCIAS (REPETIR PARA CADA TAREFA)
Bloco da programação / aviso / operador / destino observado:
Estado da solicitação e do teste / resposta recebida / responsável e data:
Resultado observado / equipamentos, caminhos e condições do teste:
Pendência / dado ou teste necessário para encerrá-la / responsável / prazo:
Decisão enquanto o problema é resolvido / quem aprova / aviso à operação:

ENCERRAMENTO
Ficha atualizada / mudanças desde a reunião / equipe avisada:
O que fica instalado / o que cada parte retira / horário:
Devolução da sala / responsável do local / observações:

Não marque como confirmado algo que conste apenas de uma proposta ainda não
aceita ou de uma foto sem confirmação do responsável.
Em cada teste, anote os equipamentos e caminhos usados e o que precisa ser
repetido se mudarem. Separe solicitação enviada, dados confirmados e teste registrado.