UM Shalala : salles, projection, son et réseau événementiel

Choisir division et plan avant écran et public

Community Costs and Capacities distingue Grand Ballroom Combined, Center, East, West et les combinaisons avec Center. Les maxima doivent être réduits pour scène, piste, buffet, régie et autres éléments. Demandez un plan avec écran, appuis, public, sorties et accessibilité ; n’additionnez pas les jauges des divisions pour obtenir celle de la salle réunie.

La table liée porte 2022 dans son chemin et des métadonnées de janvier 2023 ; elle ne fixe ni disponibilité ni prix actuels. Ces chiffres sont des références de configuration. La jauge Classroom dépend aussi des tables disponibles. Lakeview Lounge et Lakeview Terrace ont leurs propres lignes : ce ne sont pas des surfaces libres pour étendre scène ou stockage.

Préparer ordinateur, adaptateur et chaque destination

Le SCC liste projecteurs, son, télécommandes de présentation et câbles HDMI, VGA et stéréo AUX. Les écrans LCD portables et visites de vérification AV se demandent avec la réservation. Ordinateurs portables, ordinateurs, tablettes et adaptateurs vidéo ne sont pas fournis. Confirmez l’entrée affectée à votre division et apportez l’adaptateur approprié, par exemple USB-C vers HDMI si nécessaire.

La description des salles mentionne moniteurs LCD ou projecteurs laser ; elle ne précise ni modèle, résolution, objectif, connexion ou patch de la salle réservée. Elle ne prouve pas non plus la disponibilité d’un laser de spectacle. Demandez ces données au SCC avant menus, distances de projection ou formats de sortie.

Avec l’opérateur, vérifiez une source et une destination à la fois avant le public. Notez la route précédente, changez une variable et observez aussi les autres divisions. Restaurez le patch accepté si une autre salle reçoit le signal ou une destination disparaît.

Distinguer source audio et amplificateur ou enceinte

La règle User-Provided Amplifiers interdit de connecter amplificateurs ou enceintes aux amplificateurs ou enceintes du SCC. Elle permet des sources telles que consoles DJ, sous responsabilité du client en cas de dommages. Cela n’autorise aucun port, niveau ou câblage arbitraire : convenez avec l’opérateur d’une entrée de source acceptée et du responsable de connexion.

Transmettez au SCC la liste des sorties DJ ou groupe et les besoins de retours. Sans interconnexion acceptée entre systèmes externe et installé, préparez une solution indépendante pour examen du son, de l’énergie, de la position et de la jauge. N’ajoutez pas d’étage de puissance au système maison pour résoudre un niveau faible.

L’assistance d’un technicien AV dépend de l’événement et de la disponibilité, avec facturation horaire possible. Convenez de la couverture montage, répétition, spectacle et démontage : projecteur ou câble disponible ne signifie pas opérateur affecté pendant tout l’événement.

Résoudre réseau et streaming avant d’apporter une infrastructure

Le réseau sans fil du campus figure parmi les services ; les équipements réseau, dont routeurs et commutateurs, nécessitent l’accord préalable d’UMIT. Déclarez-les avant montage. Ne connectez pas de routeur pour améliorer la couverture ou redistribuer internet sans cet accord.

Pour le streaming, demandez service affecté, authentification, liaison filaire si applicable, débit montant nécessaire, restrictions et assistance. La mention Wi-Fi ne fixe ni débit, réseau dédié ou accès pour tous les appareils. Avec l’accès accepté, vérifiez l’envoi au récepteur final et son retour sur un créneau convenu.

En cas d’échec, distinguez accès/authentification, liaison réseau et réception audio/vidéo sans modifier l’infrastructure du campus. Conservez la configuration approuvée et préparez contenu local ou enregistrement de secours uniquement si le programme les inclut et les autorise.

Séparer effets interdits et examen des structures

Les conditions Community Organizations interdisent bougies, encens et autres flammes nues au SCC ; elles incluent aussi les particules à base d’eau ou de fumée, comme les machines à brouillard. Préparez un projet sans ce brouillard. Un formulaire municipal d’effets ne vaut pas dérogation du site.

Coral Gables publie une procédure Special Effects incluant lasers, stroboscopes et machines à fumée/brouillard, avec préavis d’au moins 30 jours. Confirmez application et version avec les services du campus et l’autorité. Ne la présentez ni comme accord du SCC, permis délivré ou autorisation de modifier la détection.

Pour LED, structures ou panneaux, demandez au SCC l’examen des poids, réactions, fixations, parcours et énergie. Ces références ne publient ni points, WLL, hauteurs de trim ou charges du sol de Grand Ballroom. N’utilisez pas cloisons, plafond ou luminaires comme ancrages. Un montage au sol exige aussi examen de stabilité, lest et protection des surfaces.

Finaliser séparément réservation, accès, assurance et captation

La demande externe produit une tentative reservation, sans garantie d’espace. Les nouveaux prestataires doivent fournir COI et effectuer une visite avec le SCC. Confirmez accès de livraison et ascenseur, poids et dimensions du flight-case complet avec roues, horaires et remise en état. Parking public et adresse postale ne certifient pas un parcours de déchargement.

Risk Management exige des couvertures adaptées au travail. Il publie responsabilité générale de USD 1 000 000 par sinistre et USD 2 000 000 au total, University of Miami comme certificate holder et additional insured pour cette couverture, et dépôt du COI au moins 2 semaines avant exécution du contrat ou bon de commande. Confirmez avenants et couvertures additionnelles applicables ; ne transposez pas l’exception des traiteurs enregistrés à un prestataire AV.

La captation professionnelle exige accord préalable : pour les groupes externes, SCC Reservations et University of Miami Department of Communications ; pour les départements universitaires, SCC Reservations et Student Affairs Communications and Marketing. Présentez caméras, emprise, son et circulation. Accepter la salle n’autorise ni captation ni logos.

Séparez coûts de salle, AV spécialisé, UMIT, sécurité, personnel et horaires étendus. Demandez devis et conditions actuels avant de finaliser. Si le montage change, identifiez la révision concernée et obtenez confirmation avant exécution ; la remise en état comprend retrait du matériel, nettoyage et réparation des dommages.

Préparer l’affichage séparément de la vidéo scénique

L’affichage Student Affairs exige images horizontales de 1920 × 1080 pixels, JPG ou PNG, couleur RGB. Prévoyez jusqu’à 2 jours ouvrés pour examen ; l’espace est limité et non garanti. Confirmez éligibilité de l’événement et emplacement des écrans avant les créations.

Exportez une image lisible et vérifiez dimensions, orientation et bords avant remise par le circuit convenu. Cette spécification concerne le digital signage : elle ne définit ni résolution du projecteur ou LED ni fichier de lecture de Grand Ballroom. Conservez une version identifiée pour corriger ou retirer la création si l’information change.