McCormick Place: colgar LED, planos, EAC y efectos

¿Qué falta si la empresa ya está registrada?

Armá una lista con las aceptaciones de empresa, personal, plano y efectos. El permiso de la autoridad, la condición del recinto, la autorización del organizador y el servicio contratado tienen alcances diferentes. Una comprobación de cargas permite preparar el proyecto; no emite ninguno de esos permisos.

El registro anual EAC de la empresa cuesta USD 200 (tarifa publicada al 17 de octubre de 2026). La empresa debe registrarse tanto con el evento como con McCormick Place. Revisá además Right of Entry y COI: una inscripción pagada no confirma que todos los documentos estén aceptados.

¿Cuándo necesita ingeniería un cartel, LED o equipo suspendido?

Facility Information and Regulations incluye como hanging items los materiales colgados de techos, estructuras de exposición o soportes del edificio. Para elementos de 500 lb o más exige planos revisados, firmados y sellados por un ingeniero estructural habilitado. No interpretes el umbral como capacidad del techo ni como permiso automático para una carga menor.

Presentá dimensiones, peso completo con accesorios, posición, altura, puntos y cargas previstas. Si falta peso o cambia el equipo, completá o corregí el conjunto antes de solicitar aceptación. El reparto entre motores y estructura necesita cálculo: no lo sustituyas por peso total dividido por cantidad de puntos. Para carteles suspendidos, el reglamento prohíbe sistemas de componentes MIS, Octonorm o similares.

¿El rigger de maquinaria también realiza el rigging de techo?

No lo deduzcas del nombre del oficio. Labor Jurisdictions distingue riggers de maquinaria, electricistas, stagehands y otros trabajos. Pedí al Event Manager y al contratista del evento la asignación de suspensión, instalación AV, operación, conexiones, carga y retiro. El documento también distingue salas usadas para reuniones de las usadas como apoyo, exposición, registro u oficinas.

Identificá al Utility Contractor elegido por el organizador y el alcance de los servicios de McCormick Place. Un EAC contratado por el exhibidor no reemplaza esa asignación. Si llegan dos instrucciones distintas, dejá pendiente esa tarea hasta contar con una confirmación escrita para el espacio y la actividad.

En las solicitudes, describí el trabajo: pantalla, estructura, cableado, energía, altura, medios de elevación y uso de sala. Evitá pedidos que sólo digan “personal de rigging”, porque no distinguen movimiento de maquinaria, suspensión del edificio y operación del show.

¿Qué cambia cuando el LED va en una meeting room o apoyado en piso?

Pedí las condiciones de la sala a Event Management antes de definir la base, lastres y recorrido. La guía de instalaciones no permite cajas de transporte, pallets, pallet jacks ni forklifts dentro de meeting rooms. La carga debe retirarse de cajas o pallets antes de entrar; coordiná el traslado con carros dedicados a alfombra y la protección de piso requerida.

Apoyar el LED en piso no elimina la revisión de estabilidad, cargas concentradas y evacuación. Identificá cada apoyo y el peso de lastres, racks y equipos de traslado; solicitá la capacidad del piso y del recorrido concreto. Esta guía no asigna una capacidad por pata ni una carga de piso común a todos los edificios.

Confirmá acceso, ancho y altura libres, puertas, montacargas y horario antes del ingreso. Si la ruta no coincide con el plano aprobado, detené ese traslado y coordiná otra solución. No ocupes salidas, pasillos o espacios detrás de cortinas con cases y pallets.

¿Qué documentación y plazos tienen láseres, humo y estructuras cubiertas?

La guía publicada exige preaprobación de McCormick Place y CFD para láseres y dispositivos que producen humo; la pirotecnia interior tiene procedimientos específicos. Enviá equipo, efecto, ubicación, horarios y medidas de control al Fire & Safety Manager. No hagas una demostración ni ajustes detección de incendios por tu cuenta.

Para láseres Class IIIb o IV, revisá también documentación del proyector, show y variance FDA aplicable; si el haz puede alcanzar el exterior, corresponde revisar el procedimiento FAA. La aceptación federal no sustituye la revisión local del efecto. Pedí el trámite exacto y su estado antes de usarlo.

¿Cómo seguir si cambian cargas, planos, servicios o costos?

Conservá la revisión aceptada y marcá las diferencias de equipo, pesos, apoyos, puntos, circulación o efectos. Pedí a cada instancia que aprobó esa parte qué documentación debe presentarse nuevamente. Mantené pendiente el cambio; la revisión anterior sólo sirve si conserva exactamente la configuración aprobada.

Para presupuestar servicios del recinto, usá la hoja FY2027, con vigencia publicada del 1 de junio de 2026 al 31 de mayo de 2027 y sujeta a cambios. Separá esos servicios de la cotización del contratista y de los permisos. No uses la tasa EAC de USD 200 como precio de personal, rigging o inspección.

En Technology Services, confirmá instalación y entrega con su responsable: un pedido anticipado no garantiza que esté conectado al llegar. Revisá puntos, potencia, horarios y tareas de retiro con el alcance contratado. La ficha descargable ordena documentos y pendientes; no acredita cálculos, inspecciones ni autorizaciones.