Miami Beach Senior High : de la demande de location au montage dans l’auditorium

Identifier l’école, l’espace et les responsables

Miami Beach Senior High School se trouve au 2231 Prairie Avenue, Miami Beach, FL 33139, dans Miami-Dade. Elle appartient au réseau scolaire M-DCPS. Il ne s’agit ni de North Miami Beach Senior High, ni de Miami Senior High, ni d’un espace du Miami Beach Convention Center.

L’école présente un auditorium et un groupe Stage Crew participant à l’éclairage, au son et aux changements de décor des activités scolaires. Cela ne signifie pas que cette équipe soit incluse dans une location externe ni que tout événement commercial soit admis. Faites accepter l’activité et l’espace avant de chiffrer.

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Demande, approbation et accès

La page de l’école consacrée à l’usage des locaux renvoie à M-DCPS et à Facilitron. La demande précise le lieu, l’espace, les dates et les horaires et comporte l’acceptation des conditions du district. Incluez le montage, les essais et le démontage : les horaires du public ne couvrent pas toute l’occupation.

Les conditions publiées du district distinguent demande, accord approuvé, paiement et notification autorisant l’occupation. Conservez cette confirmation. Un statut en attente sur le portail ne vaut pas approbation et ne remplace pas l’examen du montage par l’école.

Ce guide ne confirme ni tarif ni disponibilité de l’auditorium. Demandez un devis détaillant salle, nettoyage et ouverture, sécurité, personnel technique, climatisation, heures supplémentaires et matériel. Faites concorder les services et moyens de paiement cités dans les conditions liées avec les instructions actuelles de Facility Rentals ; ne reprenez pas une ancienne adresse de paiement sans confirmation.

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Assurance et accès des équipes : confirmer les exigences

Les conditions du district liées depuis Facilitron indiquent USD 300 000 par sinistre en responsabilité civile générale. Le modèle COI lié par l’école indique USD 1 000 000 pour cette garantie et comporte des dates de police 2022–2023. Cela ne prouve ni que le montant inférieur suffise ni que toutes les garanties du modèle soient exigées pour chaque location. Faites préciser par Facility Rentals et le service des assurances les exigences applicables à votre activité, organisme et prestataires.

L’école propose aussi le Jessica Lunsford Affidavit, FM-6994 (06-06), destiné aux organismes communautaires. Il comporte des déclarations sous serment sur la vérification des antécédents et une formalité notariale. Il ne constitue pas un laissez-passer automatique pour toute l’équipe : faites préciser les formulaires, contrôles, justificatifs d’identité et modalités de supervision selon les tâches et les contacts avec les élèves.

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Auditorium : valider l’installation, pas seulement la salle

Convenez avec le responsable technique du matériel utilisable et de ses opérateurs. La description de Stage Crew atteste une activité technique scolaire, pas un inventaire louable, une équipe pour les événements externes ou une autorisation de manœuvrer des équipements. N’attribuez pas aux élèves des travaux d’accrochage ou d’électricité du seul fait de leur appartenance au groupe.

Ces vérifications servent à préparer l’examen technique. Aucune charge admissible, dimension de scène, puissance disponible ou jauge de l’auditorium n’est indiquée ici, faute de confirmation propre à cet espace. Les données d’un gymnase ou d’une autre école ne les remplacent pas.

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Livraisons, élèves, public et démontage

Demandez un accès technique précisant la porte, les horaires et le responsable de l’ouverture. Séparez les livraisons et les chariots de la circulation des élèves. Confirmez stockage provisoire, loges, sanitaires, climatisation, stationnement et surveillance ; la réservation de l’auditorium ne garantit pas leur inclusion.

Préservez les accès de secours et les cheminements accessibles ; vérifiez la jauge pour la configuration avec écran, régie et matériel, pas uniquement le nombre de sièges. Convenez des niveaux et horaires sonores avec l’école. Aucun seuil en dB, service syndical, prestataire audiovisuel exclusif ou effectif inclus n’est confirmé ici.

Le démontage doit préciser les responsables du nettoyage, de la restitution du matériel et du constat des dommages avec l’école. Une installation extérieure ou une structure temporaire nécessite un examen distinct : l’autorisation d’une activité dans l’auditorium ne couvre pas automatiquement cours, terrains ou parkings.

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Modifications, annulation et dossier final

Les conditions d’annulation publiées sur le portail du district prévoient un avis via Facilitron au moins 3 jours avant pour pouvoir prétendre à un remboursement et des frais de traitement non remboursables de USD 25, même en cas d’annulation ou de refus. Confirmez les conditions de votre accord ; il ne s’agit pas d’une garantie de remboursement intégral.

L’aide publique de Facilitron précise qu’une modification d’une réservation approuvée nécessite une nouvelle approbation. Si les horaires, l’espace, le matériel ou un prestataire changent, documentez l’écart et confirmez le statut de la réservation comme l’acceptation technique. N’entamez pas le montage tant qu’une modification nécessaire reste en attente.

Réunissez accord, plan, assurances acceptées, personnel autorisé, horaires et essais prévus dans une version datée. La fiche téléchargeable aide à préparer ces informations ; elle ne réserve pas l’école, ne dépose aucune demande d’autorisation et ne transmet pas de données. Réglez les limites techniques encore inconnues avant le montage.

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