Augusta Convention Center: planos, piso y permisos para efectos

¿Qué tiene que mostrar el plano antes de ingresar una pantalla?

Incluí ubicación de LED, bases, escenario, pasillos, vehículos y cualquier stand de dos niveles. Separá pesos totales, cargas por pata o rueda y recorrido; los 350 lb/ft² no son una autorización de carga concentrada. Pedí además plano de puntos, WLL e ingeniería antes de proponer suspensión: la altura libre de 32 ft 6 in no acredita capacidad de rigging.

La guía publica una puerta de muelle de 10 ft de alto por 8 ft de ancho. Confirmá el gálibo útil y toda la ruta con Operations antes de despachar flight cases; si no pasan, coordiná otra ruta o un desarme permitido, sin forzar puertas ni invadir evacuación.

¿Cómo preparo conexiones, acceso y retiro?

Todos los servicios eléctricos deben coordinarse con Encore Electric. Informá cargas, tensión, fases, conectores y distribución de cada equipo; no extiendas esa regla a una exclusividad de todo el AV o rigging sin confirmación. Los contratistas externos necesitan aprobación según las reglas del expositor.

Protegé paredes, puertas y recorrido. No uses carros con ruedas metálicas ni cinta de embalaje sobre alfombras o mármol; la cinta debe aprobarse antes. Coordiná inspección conjunta antes del ingreso y al finalizar el retiro, y retirate dentro de los horarios contratados. No dejes tráileres de noche sin consentimiento.

¿Qué aprobación necesito para láseres o pirotecnia?

Las políticas del recinto exigen permiso especial y preaprobación individual del General Manager o del canal de gestión indicado por el recinto, además del Fire Marshal. Puede requerirse personal de incendio de guardia a cargo del evento. Identificá equipo, efecto, posiciones, público y horario para definir el trámite aplicable; una autorización del hotel no sustituye la de la autoridad.

Para haze, confirmá primero autorización del recinto, equipo, fluido, horarios y coordinación de incendio. Mantené el efecto fuera de la programación hasta resolver esos requisitos. Si cambia el montaje, enviá la revisión y recuperá el alcance autorizado; no desactives detectores para ensayarlo.

¿Qué declaro si llevo baterías, fluidos o materiales escénicos?

Antes de cargar, identificá químicos, gases, baterías y otros materiales peligrosos del montaje. General Facility Information and Policies exige registrarlos y presentar la ficha de seguridad OSHA MSDS/SDS con 60 días de anticipación. Informá producto, cantidad, envase y uso para que el recinto determine almacenamiento y aceptación; no supongas que cualquier batería es del mismo tipo o tiene la misma clasificación.

El registro no elimina las prohibiciones de Guide for Exhibitors sobre explosivos, materiales peligrosos o mezcla de químicos en el exhibit hall. Resolvé la compatibilidad del producto y el lugar antes de enviarlo. Usá envases identificados y seguros; no dejes residuos para un retiro posterior ni los vuelques en basura o desagües del recinto. Si no están aceptados, retiralos de la lista de carga y usá una alternativa aprobada.

El Fire Safety Addendum exige tratamiento retardante de llama para drapes, cortinas, cubiertas, faldones, alfombras y materiales de exposición. Prepará la documentación del material concreto para revisión, sin asumir que el certificado de otra tela cubre ese lote. Conservá visibles y accesibles los equipos de incendio y los despejes del plano aprobado.

¿Qué verifico antes de aceptar un proveedor de show láser?

Aplicá Georgia Rule 111-8-91-.02 al sistema concreto: titular u operador, identificación, ubicación, longitud de onda y potencia máxima continua; si es pulsado, energía por pulso, duración y repetición máxima. Confirmá el registro escrito ante Department of Community Health y el formulario aplicable al sistema móvil. No uses la exención de tránsito de .05 como autorización para operarlo.

Para clase IIIb o IV, la FDA distingue el Product Report del proyector, Form 3632, del Show Report, Form 3640, y la solicitud de variance, Form 3147. La documentación depende del rol: un productor que utiliza un proyector certificado con Product Report ya presentado no vuelve a ser su fabricante por ese solo uso, pero debe resolver el Show Report y la variance del espectáculo. Verificá la carta de aprobación FDA, sus condiciones y alcance antes de operar; la recepción de documentos no equivale a aprobación. La FDA considera al productor fabricante del espectáculo, distinto del fabricante del proyector.

El plazo estatal de 30 días se refiere a la adquisición, no a una ventana de 30 días antes del evento. Separá ese registro de la preaprobación individual del recinto y Fire Marshal para láseres. Pedí confirmación del trámite del equipo antes de programar emisión; si faltan documentos o cambia el proyector, mantené el show sin ese efecto.

¿Cómo preparo la luz de sala para cámaras y pantallas LED?

Confirmá con Operations qué luminarias y controles están disponibles en el exhibit hall contratado. La política publicada describe fuentes HID de halogenuros metálicos y CFL compactas, con encendido y regulación distintos. Los rangos siguientes son valores aproximados del documento, no mediciones del montaje ni niveles garantizados para una cámara. FC significa footcandles, una unidad de iluminancia; no es un porcentaje del dimmer.

Pedí el estado de encendido que se va a mantener durante ensayo y show, y el control autorizado para recuperarlo. Comprobá con una muestra de contenido LED y un rostro en posición de presentación la exposición, el contraste y posibles bandas de cámara. Si la imagen cambia al pasar de un estado de luz a otro, registrá ese cambio antes de modificar procesador o contenido; coordiná volver al estado acordado.

La política contempla iluminación de halogenuros aproximadamente 30 minutos antes y 30 minutos después del show sin cargo al cliente, y sólo esa fuente durante ingreso y retiro. No des por incluida la misma combinación de luz en un ensayo fuera de esa franja. Confirmá horario, responsable y cualquier cargo antes de fijar los ajustes de cámara.

¿Puedo entrar equipos con autoelevador o carros de mano?

Presentá a Convention Operations el tipo de vehículo, combustible, cantidad y horarios de movimiento para aprobación. Guide for Exhibitors no permite vehículos a nafta o diésel para mover materiales dentro del exhibit hall salvo consentimiento de Operations; menciona los de propano como permitidos. Esa mención no aprueba el modelo, el recorrido, el operador ni la carga real de tu traslado.

Para carros de plataforma, la guía excluye ruedas metálicas. Para hand trucks especifica ruedas de goma de 8 in, blandas o duras; no traslades esa medida a las ruedas de un autoelevador. Informá peso de equipo y carga, dimensiones, cargas por rueda y protección de superficies. Confirmá la ruta y el gálibo útil antes de despachar: una puerta publicada no acredita todo el recorrido.

Comprobá antes de mover que la ruta asignada esté libre y que el equipo corresponda al aprobado. Si cambia el vehículo o no hay paso libre, suspendé ese movimiento y pedí una alternativa; no invadas salidas ni uses áreas red zone como espera. Cuando no esté cargando o descargando, el tráiler debe retirarse de la propiedad; dejarlo de noche requiere consentimiento de Operations.

¿Qué coordino si el montaje o retiro sigue después de las 23:00?

Separá el horario del contrato del horario de seguridad. General Facility Information and Policies publica seguridad diaria de 07:00 a 23:00 y permite solicitar un agente de 23:00 a 07:00 con facturación. Esa disponibilidad a pedido no confirma una guardia contratada, custodia exclusiva de equipos ni acceso adicional para tu producción.

Pasale a Convention Services el horario de llegada, ensayo, trabajo y retiro; personal y proveedores que deben entrar; puerta, muelle y áreas requeridas. Pedí confirmación de acceso y cobertura de seguridad, responsable operativo y costo. Verificá también electricidad y luz para esa franja, porque el horario de seguridad no define esos servicios.

Antes de prolongar el trabajo, comprobá que el horario autorizado y los servicios necesarios estén confirmados. Si no lo están, detené la extensión y coordiná el resguardo o retiro por la ruta aprobada antes del cierre contratado. No dejes materiales en pasillos ni asumas que una puerta abierta permite seguir trabajando.