Savannah Convention Center: rigging, planos y efectos

¿Un pórtico apoyado en piso queda fuera del rigging exclusivo?

No. El Event Planning Guide 2025 define rigging como suspensión de objetos, sea mediante estructura apoyada o puntos de techo, y designa a Encore como proveedor exclusivo. Pedí el CAD del espacio al Event Manager y presentá objeto, peso, puntos, alturas y apoyos para revisión.

Para el main exhibit floor, la página 27 publica 350 lb/ft² de carga distribuida. Para salas y ballrooms hay una discrepancia entre las páginas 27 y 53: no adoptes una capacidad sin confirmar el espacio y su plano. Revisá el apartado de cargas de esta guía antes de definir bases o lastres.

¿Cómo entra y sale el equipo de una exposición?

El plan de ingreso y retiro debe coordinarse al menos 60 días antes. Usá service yard, muelles designados, puertas de carga y montacargas; no lobbies, escaleras mecánicas o ascensores de pasajeros. La asignación de muelle depende de Public Safety y de los eventos simultáneos.

Dock Master, Dock Control y Roamers son funciones exclusivas del SCC. Si el evento permite el ingreso de vehículos particulares de expositores (POV), el manual prevé 20 minutos por vehículo para carga o descarga. Prepará la carga antes de pedir acceso al retiro; si el muelle está lleno, seguí la espera indicada por Dock Control en vez de bloquear el acceso.

¿Qué puedo aportar con otro proveedor AV?

Encore es preferido para AV y exclusivo para operar el house sound. Un tercero puede aportar sonido independiente; el sistema de anuncios PA no sustituye el audio de producción. El SCC Engineering Department presta electricidad temporal exclusiva; pedí capacidad y conexiones para el equipo real.

Registrá efectos previstos, aforo y recorridos en el plano para revisión del SCC y Fire Marshal. No actives láseres o haze por contar con rigging aprobado. El seguro se entrega 45 días antes del período de licencia; los cambios posteriores a 21 días pueden tener cargos y requieren coordinar nuevamente el alcance afectado.

¿Alcanza con presentar el plano 30 días antes del ingreso?

No tomes los 30 días como plazo único. El Event Planning Guide 2025 pide 30 días en Floor Plans, página 24, pero Fire & Safety, página 40, fija 60 días para recibir el plano. La página 44 pide aprobar antes de vender stands, presentar áreas comunes 90 días antes del primer ingreso y reenviar cambios de planos ya aprobados con al menos 30 días de anticipación. Confirmá con el Event Manager el cronograma aplicable; no uses el plazo menor para postergar la revisión.

Prepará un PDF a escala sobre el CAD del salón: fecha, revisión, bases y alturas de stands, escenario, LED, control, guardado, salidas y equipos de incendio. La página 44 pide grilla de utilities de 30 ft × 30 ft, pasillos de al menos 10 ft, despeje de 15 ft en accesos y un perímetro de 6 ft alrededor de columnas del Exhibit Hall. Revisá esas distancias en el plano del espacio contratado; no las transfieras a otro edificio.

El SCC envía los planos al State Fire Marshal de Georgia. Comprobá que la aprobación identifique la revisión que vas a montar; un comprobante de envío no acredita aceptación. Si te devuelven correcciones, reenviá la revisión antes de armarla. Conservá el plano anterior y recuperá esa distribución sólo si sigue aprobada para el evento.

¿Puedo usar haze en una sesión general o en un stand?

Para una general session, pedí aprobación previa al Event Manager e informá todos los horarios de emisión, incluidos ensayos, al menos 30 días antes. La página 25 exige fluido acuoso y permite requerir monitoreo del sistema de incendio y Fire Watch con cargos mínimos. La autorización debe cubrir el salón, la máquina, el fluido y los horarios reales.

El mismo apartado prohíbe hazers en stands de exposición y en otros espacios fuera de ese uso. No lleves una aprobación de general session a un stand ni interpretes el fluido acuoso como autorización automática.

Antes del ensayo autorizado, comprobá con el personal del recinto que estén coordinados el monitoreo y la guardia requeridos. Si falta esa coordinación, cambia el espacio o aparece una alarma, suspendé la emisión y seguí el procedimiento del SCC. Retomá la versión de iluminación sin haze; no desactives detectores ni reinicies alarmas por tu cuenta.

¿Qué separa el permiso de pirotecnia del plano aprobado?

La página 23 del manual pide permisos para efectos como láseres, llama y pirotecnia y remite a Savannah. La ciudad tramita protección contra incendios por eTrac. Su página Pyrotechnic Display Permit pide presentar al menos 20 días antes y recomienda hacerlo 30 días antes siempre que sea posible. Esos plazos no reemplazan el cronograma del SCC ni aseguran aprobación.

Como referencia al 18 de octubre de 2026, la tarifa municipal publicada es de USD 400 por solicitud de pirotecnia o llama ante público cercano, con revisión, emisión e inspección inicial. Si se exige guardia fuera de horario, indica USD 272 hasta cuatro horas y USD 68 por hora adicional o fracción. Confirmá el importe del trámite concreto; esos valores no son una tarifa general de láseres o haze.

Separá plano de evacuación aprobado por State Fire Marshal, permiso municipal del efecto y aceptación del SCC. Pedí que el expediente y la inspección correspondan al producto, ubicación y horario previstos. Si cambia el efecto, retené la nueva versión y presentá el cambio; no sustituyas la autorización por el recibo de la solicitud.

¿Puedo alimentar LED, control o un stand desde una toma de pared?

Identificá primero el uso del espacio y la toma asignada. La página 22 contempla una toma de 20 A, 120 V por meeting room alquilada y una para el stand propio del organizador, pero excluye del servicio gratuito los usos de exposición o registro indicados allí. La página 53 acota el uso de tomas de 20 A con una referencia de 10 ft de distribución; esa condición no habilita alimentar vendedores, stands o usos especiales. La página 54 prohíbe expresamente que los table-top exhibits tomen energía de las tomas de pared.

Pasale a SCC Engineering la lista de equipos, tensión, fases, corriente requerida, conectores, ubicación y recorrido de distribución, con horarios de montaje, ensayo, evento y retiro. Pedí que la orden identifique qué suministro está incluido y qué conexión o distribución debe realizar el electricista del SCC. Una toma físicamente disponible no acredita un circuito libre, exclusivo ni incluido en el alquiler.

Antes de conectar, hacé verificar por el personal autorizado que la alimentación entregada corresponda al pedido y al equipo real. Si faltan capacidad, identificación o conexión compatible, mantené desconectado ese ramal y corregí la orden; no tomes energía de un stand vecino ni traslades la carga a otra toma sin revisión.

¿Qué carga de piso uso si el manual indica 150 y 100 lb/ft²?

No elijas el valor mayor ni interpretes el menor como aprobación. Load Limits, página 27, indica 150 lb/ft² para lobbies, meeting rooms, ballrooms y terrazas; Maximum Occupancy/Load, página 53 de Meeting Rooms & Ballrooms, indica 100 lb/ft². Los dos valores aparecen en el mismo manual enlazado y no identifican por sí solos qué condición corresponde a tu sala.

Pedí al Event Manager la capacidad escrita del espacio contratado y del recorrido completo, con plano y revisión aplicables. Adjuntá pesos de LED, estructura, equipos, bases y lastres; dimensiones de apoyo, cargas por rueda y recorrido de carros o elevadores. La carga distribuida de una superficie no define la carga admisible de cada apoyo, rueda o umbral.

Hasta resolver la diferencia, retené el montaje o traslado que dependa de esa capacidad. No compenses una carga desconocida agregando placas o lastre por tu cuenta. Si hay una alternativa ya aprobada, verificá que siga cubriendo el equipo, la sala y el recorrido antes de volver a ella.

¿Por qué el salón tiene otra luz o temperatura durante el ensayo?

Contrastá el horario contratado con el de ensayo. La página 25 prevé 50% de iluminación en Exhibit Halls durante ingreso y retiro y luz completa durante apertura; normalmente la luz completa empieza una hora antes del evento. Los presets generales están contemplados, pero un patrón personalizado para producción puede requerir coordinación con Encore o Engineering y cargos de servicio.

Anotá qué zonas deben encenderse o atenuarse, cuándo se verifica cámara o LED y qué estado de luz debe recuperarse al abrir al público. Coordiná una comprobación del preset autorizado antes del ensayo: si cambia la imagen al cambiar la luz de sala, distinguí ese efecto de un cambio del procesador o contenido. No presupongas que el estado de montaje es el estado de show.

El mismo apartado indica que no se opera HVAC en Exhibit Halls con puertas de carga o enrollables abiertas durante ingreso y retiro. Coordiná cierre de puertas, iluminación y climatización del ensayo con el Event Manager; el servicio fuera del horario normal puede generar cargos. Si el ambiente previsto no está disponible, reprogramá esa comprobación antes de fijar ajustes que dependan de esas condiciones.