Savannah Convention Center : accrochage, plans et effets

Un portique posé au sol échappe-t-il à l’accrochage exclusif ?

Non. L’Event Planning Guide 2025 définit l’accrochage comme suspension d’objets, sur structure au sol ou depuis le plafond, et désigne Encore fournisseur exclusif. Demandez le CAD de l’espace à l’Event Manager et soumettez objet, poids, points, hauteurs et appuis pour examen.

Pour le main exhibit floor, la page 27 indique 350 lb/ft² de charge répartie. Pour les salles de réunion et ballrooms, les pages 27 et 53 divergent : ne retenez pas une capacité sans confirmer l’espace et son plan. Consultez la rubrique des charges de ce guide avant de choisir bases ou lest.

Comment faire entrer et sortir le matériel d’exposition ?

Coordonnez le plan d’entrée et sortie au moins 60 jours avant. Utilisez service yard, quais désignés, portes et ascenseurs de fret, pas lobbies, escaliers mécaniques ou ascenseurs de passagers. Public Safety attribue les quais en fonction des événements simultanés.

Dock Master, Dock Control et Roamers sont des fonctions exclusives SCC. Si l’événement autorise le chargement des véhicules particuliers des exposants (POV), le guide prévoit 20 minutes par véhicule pour chargement ou déchargement. Emballez le fret avant de demander l’accès au départ ; si le quai est plein, suivez l’attente indiquée par Dock Control plutôt que de bloquer l’accès.

Que peut fournir un autre prestataire AV ?

Encore est privilégié pour l’AV et exclusif pour l’exploitation du son intégré. Un tiers peut apporter un système sonore indépendant ; le PA d’annonces ne remplace pas le son de production. SCC Engineering Department assure exclusivement l’électricité temporaire ; demandez capacité et raccordements du matériel réel.

Indiquez effets, fréquentation et parcours au plan pour examen SCC et Fire Marshal. L’accrochage approuvé ne valide ni lasers ni haze. L’assurance est due 45 jours avant la période de licence ; les changements après le seuil de 21 jours peuvent être facturés et nécessitent de recoordonner le périmètre concerné.

Un dépôt du plan 30 jours avant le montage suffit-il ?

Ne retenez pas 30 jours comme seul délai. Floor Plans, page 24 de l’Event Planning Guide 2025, demande 30 jours, tandis que Fire & Safety, page 40, fixe 60 jours pour la réception du plan. La page 44 demande une approbation avant la vente des stands, le dépôt des espaces communs 90 jours avant le premier accès et le renvoi des modifications de plans approuvés au moins 30 jours avant. Confirmez le calendrier applicable avec l’Event Manager ; le délai le plus court ne permet pas de reporter l’examen.

Préparez un PDF à l’échelle sur le CAD de la salle : date, révision, bases et hauteurs des stands, scène, LED, régie, stockage, sorties et équipements incendie. La page 44 impose une grille de réseaux de 30 ft × 30 ft, des allées d’au moins 10 ft, un dégagement de 15 ft aux accès et un périmètre de 6 ft autour des colonnes de l’Exhibit Hall. Vérifiez ces distances sur le plan de l’espace loué ; ne les transposez pas à un autre bâtiment.

Le SCC transmet les plans au State Fire Marshal de Géorgie. Vérifiez que l’approbation identifie la révision à monter ; un accusé de dépôt ne vaut pas acceptation. Si des corrections sont demandées, renvoyez la révision avant montage. Conservez le plan précédent et rétablissez cette implantation uniquement si elle reste approuvée pour l’événement.

Le haze est-il autorisé en séance plénière ou sur un stand ?

Pour une general session, obtenez l’accord préalable de l’Event Manager et transmettez tous les horaires d’émission, répétitions comprises, au moins 30 jours avant. La page 25 exige un fluide aqueux et permet d’imposer une surveillance du système incendie et un Fire Watch avec facturation minimale. L’autorisation doit couvrir la salle, la machine, le fluide et les horaires réels.

Le même paragraphe interdit les hazers sur les stands d’exposition et dans les autres espaces hors de cet usage. Ne transposez pas une approbation de séance plénière à un stand ; un fluide aqueux ne suffit pas à autoriser l’effet.

Avant une répétition autorisée, vérifiez avec le personnel du site que surveillance et garde exigées sont organisées. Si cette coordination manque, si l’espace change ou si une alarme se déclenche, arrêtez l’émission et suivez la procédure du SCC. Revenez à l’éclairage sans haze ; ne neutralisez pas les détecteurs et ne réarmez pas les alarmes vous-même.

Que distingue le permis pyrotechnique du plan approuvé ?

La page 23 du guide exige des permis pour des effets tels que lasers, flammes et pyrotechnie et renvoie à Savannah. La ville traite les permis de protection incendie par eTrac. Sa page Pyrotechnic Display Permit exige un dépôt au moins 20 jours avant et recommande 30 jours lorsque possible. Ces délais ne remplacent pas le calendrier SCC et ne garantissent pas l’approbation.

Au 18 octobre 2026, le tarif municipal publié est de USD 400 par demande de pyrotechnie ou d’effet de flamme devant un public proche, examen, délivrance et inspection initiale inclus. Si une garde hors horaires est exigée, elle indique USD 272 jusqu’à quatre heures puis USD 68 par heure supplémentaire ou fraction. Confirmez le montant du permis concerné ; ces tarifs ne sont pas des prix généraux pour lasers ou haze.

Distinguez plan d’évacuation approuvé par le State Fire Marshal, permis municipal de l’effet et acceptation SCC. Vérifiez que dossier et inspection correspondent au produit, à l’emplacement et aux horaires prévus. En cas de changement, suspendez la nouvelle version et soumettez la modification ; un reçu de demande ne remplace pas l’autorisation.

Peut-on alimenter LED, régie ou stand depuis une prise murale ?

Identifiez d’abord l’usage de l’espace et la prise attribuée. La page 22 prévoit une prise de 20 A, 120 V par salle de réunion louée et une pour le stand propre de l’organisateur, mais exclut du service gratuit les usages d’exposition ou d’accueil mentionnés. La page 53 encadre les prises de 20 A avec une référence de distribution de 10 ft ; cette condition n’autorise pas l’alimentation des vendeurs, stands ou usages spéciaux. La page 54 interdit expressément aux table-top exhibits de se brancher sur les prises murales.

Transmettez à SCC Engineering la liste du matériel, tension, phases, courant requis, connecteurs, emplacement et parcours de distribution, avec les horaires de montage, répétition, événement et démontage. Faites préciser dans la commande l’alimentation incluse et les raccordements ou distributions à réaliser par l’électricien SCC. Une prise accessible ne prouve ni circuit disponible et dédié, ni service compris dans la location.

Avant raccordement, faites vérifier par le personnel autorisé que la livraison électrique correspond à la commande et au matériel réel. S’il manque une capacité, une identification ou un raccord compatible, laissez ce départ débranché et corrigez la commande ; ne prenez pas l’alimentation du stand voisin et ne déplacez pas la charge sur une autre prise sans examen.

Quelle charge au sol retenir si le guide indique 150 et 100 lb/ft² ?

Ne choisissez pas le chiffre supérieur et ne considérez pas le plus faible comme une approbation. Load Limits, page 27, indique 150 lb/ft² pour lobbies, salles de réunion, ballrooms et terrasses ; Maximum Occupancy/Load, page 53 de Meeting Rooms & Ballrooms, indique 100 lb/ft². Les deux valeurs figurent dans le même guide lié et ne permettent pas, seules, d’identifier la condition applicable à votre salle.

Demandez à l’Event Manager une confirmation écrite de capacité pour l’espace loué et le parcours complet, avec plan et révision applicables. Joignez les poids des LED, structures, équipements, bases et lests ; dimensions des appuis, charges par roue et parcours des chariots ou appareils élévateurs. La charge répartie d’une surface ne définit pas la charge admissible de chaque appui, roue ou seuil.

Tant que la divergence n’est pas résolue, suspendez le montage ou le transport qui dépend de cette capacité. Ne tentez pas de compenser une capacité inconnue en ajoutant vous-même plaques ou lest. Si une solution déjà approuvée existe, vérifiez qu’elle couvre toujours matériel, salle et parcours avant de la reprendre.

Pourquoi la lumière ou la température changent-elles en répétition ?

Comparez les horaires contractuels et ceux de répétition. La page 25 prévoit 50% d’éclairage dans les Exhibit Halls pendant montage et démontage, et l’éclairage complet pendant l’ouverture ; celui-ci commence normalement une heure avant l’événement. Les presets généraux sont prévus, mais une configuration personnalisée de production peut nécessiter coordination avec Encore ou Engineering et frais de service.

Notez les zones à éclairer ou atténuer, l’horaire des vérifications caméra ou LED et l’état lumineux à rétablir pour l’ouverture. Coordonnez une vérification du preset autorisé avant répétition : si l’image change avec la lumière de salle, distinguez cet effet d’une modification du processeur ou du contenu. Ne supposez pas que l’éclairage de montage est celui du spectacle.

Le même passage précise que le HVAC ne fonctionne pas dans les Exhibit Halls lorsque les portes de fret ou à enroulement sont ouvertes pendant montage et démontage. Coordonnez fermeture des portes, éclairage et climatisation de répétition avec l’Event Manager ; un service hors horaires normaux peut être facturé. Si l’environnement prévu est indisponible, reprogrammez cette vérification avant de fixer les réglages qui en dépendent.