Recintos · Sonido y montaje
FIU Graham Center: coordinación audiovisual y montaje
En Graham Center, reservar un salón y contratar un sistema audiovisual son decisiones que deben coordinarse. Antes de cerrar una pantalla LED, sonido, luces o cámaras, definí qué aporta FIU, qué puede aportar tu proveedor y quién operará cada equipo.
Campus, salón y responsables
Graham University Center (GC) está en el campus Modesto A. Maidique de Florida International University, 11200 SW 8th Street, Miami, FL 33199. El plan de campus de FIU sitúa MMC en un área no incorporada de Miami-Dade. La dirección postal Miami no lo convierte en City of Miami.
El Graham Center gestiona eventos universitarios y privados, como conferencias, ferias, actuaciones y celebraciones. Identificá los ballrooms y las divisiones contratadas, o el salón concreto. Las condiciones generales de Student Centers incluyen también Wolfe Center, pero eso no traslada capacidades ni servicios entre campus.
| Tipo de requisito | Responsabilidad que debe quedar clara |
|---|---|
| Institución y recinto | Event Planning Office confirma espacio, uso, horario y condiciones. La reserva debe identificar al cliente real; no puede encubrir la cesión del espacio a otra entidad. |
| Autoridad y permisos | FIU Building Code Administration y EH&S intervienen según el montaje. Confirmar otras autoridades y permisos aplicables; una reserva no sustituye esas aprobaciones. |
| Contrato y servicio de casa | GC A/V Media opera sus propios equipos. Acordar por separado los sistemas externos y los puntos de conexión. |
| Organizador | Define actividad, público y proveedores, y cumple las condiciones del evento. FIU no se convierte en promotor por alquilar el lugar. |
| Recomendación técnica | Preparar una planta conjunta de público, escenario, equipos, recorridos y puestos de operación antes de elegir cantidades. |
Referencias y alcance documentado: Student Centers · Terms and Conditions (PDF) (en inglés) · FIU Calendar · Graham University Center (en inglés) · FIU Campus Master Plan · Inventory and Analysis (en inglés) · External Customers · Terms and Conditions, 05/13/2021 (PDF) (en inglés) ·
Equipos de casa, proveedor externo y sonido
Solicitá los servicios audiovisuales al reservar el espacio y separá el presupuesto de alquiler del de equipos y personal. Para clientes externos, la página de GC indica que equipos AV, personal y otros servicios pueden generar cargos adicionales. La asistencia durante montaje y desmontaje también cuenta en la duración facturable de los técnicos de fin de semana.
Si combinás equipos, acordá quién entrega las señales de audio y video, quién ajusta el sistema de casa, quién opera el material externo y cuándo se hacen las pruebas. No se publican aquí protocolos de conexión, modelos disponibles ni una autorización general para tomar control de la instalación.
El sonido no debe interferir con oficinas, servicios u otros eventos; Student Centers puede pedir reducirlo o detener la amplificación. Las mesas promocionales interiores tienen una regla distinta: no permiten sonido amplificado. No uses una reserva de mesa como sustituto de una reserva de salón. No se publica un límite en decibelios específico para esta configuración.
Referencias y alcance documentado: Graham Center · Host Your Event (en inglés) · Student Centers · Terms and Conditions (PDF) (en inglés) ·
LED, estructuras, tarimas y energía
Las fuentes de alquiler no publican una tabla de puntos de rigging, cargas por punto, carga concentrada de piso ni potencia disponible por salón. Una pantalla apoyada, un truss, una tarima o una luminaria necesitan revisión del conjunto: peso, apoyo, consumo, ruta de carga y posición respecto del público.
Las reglas de Student Centers exigen barandas para escenarios y prohíben fijar decoración a cielorrasos, retículas, superficies pintadas, paneles acústicos, pantallas o mobiliario. Esa prohibición no identifica puntos técnicos habilitados. Mantené salidas y rutas accesibles libres; el tipo de distribución modifica el aforo.
| Sistema | Qué presentar y qué respuesta pedir |
|---|---|
| LED, truss, iluminación o cartelería | Dimensiones, pesos completos, apoyos, lastres y propuesta de montaje. Pedir aprobación del lugar y capacidades verificadas antes de colgar o apoyar cargas. |
| Electricidad temporal | Listado de consumos, tensión, fases, conectores y trazado. Confirmar circuitos libres, protecciones, distribución y quién conecta, inspecciona y desconecta. |
| Estructura temporal | Planta, accesibilidad, evacuación y documentación estructural/eléctrica aplicable. Confirmar con FIU Building Code Administration si requiere permiso y qué versión documental acepta. |
El formulario de estructuras temporales que enlaza FIU cita FBC 2020, 7th Edition. Incluye planos, licencias, seguros e inspección estructural cuando corresponde. Usalo para identificar la documentación a consultar, no como confirmación de la edición normativa vigente ni como excepción automática para un montaje pequeño.
Referencias y alcance documentado: Student Centers · Terms and Conditions (PDF) (en inglés) · FIU · Temporary Structures, FBC 2020 form (PDF) (en inglés) · FIU Central Reservations · Setups and Layouts (en inglés) ·
Haze, láseres y pirotecnia: revisiones diferentes
FIU EH&S exige aprobación de Fire Prevention y un permiso para fuegos artificiales o pirotecnia. Las condiciones para clientes externos agregan coordinación con FIU Police y permiso del departamento de bomberos local. Pedí que FIU identifique la autoridad y el procedimiento aplicables al proyecto; no deduzcas una autorización de la reserva del salón.
Las velas tienen un permiso específico. Ese trámite no autoriza haze, humo escénico ni pirotecnia. Para haze o humo, presentá equipo, fluido, ubicación y secuencia; solicitá la revisión del recinto y de EH&S sobre detección, pruebas, personal y condiciones. No se documenta aquí un procedimiento propio del Graham Center ni una tarifa de fire watch.
El programa Laser Safety de FIU está redactado para usos académicos, de investigación y clínicos. Identifica a EH&S y al Laser Safety Officer, pero no demuestra que un show láser esté admitido en GC. Consultá el tratamiento del equipo y uso propuestos; no extrapoles la autorización de un laboratorio a un espectáculo.
Referencias y alcance documentado: External Customers · Terms and Conditions, 05/13/2021 (PDF) (en inglés) · FIU EH&S · Fire Guidelines and Permits (en inglés) · FIU EH&S · Laser Safety (en inglés) ·
Acceso, horarios y público
La oferta para clientes externos del Graham Center indica sábados y domingos, con finalización el domingo a más tardar a las 22:00. Confirmá por escrito las horas de ingreso, pruebas, ensayo, evento y retirada. El horario habitual del departamento AV no equivale a una reserva ni garantiza técnicos disponibles.
El coordinador de GC gestiona el permiso de carga y descarga. La página permite que un vehículo de catering identificado permanezca en el muelle; no extiendas esa excepción al camión audiovisual. Definí dónde descarga, dónde espera y dónde estaciona cada vehículo. Las dimensiones del muelle, puertas y recorrido no se publican en estas fuentes.
Si participan menores, la página de Central Reservations pide declararlo en EMS para activar el formulario correspondiente; fuera de EMS indica un registro separado. Esto no se resuelve contratando AV. Si habrá alcohol, avisalo al reservar: GC requiere aprobación y presencia de FIU Police durante el servicio, con personal definido por la universidad.
Al añadir grabación o streaming, acordá el uso de imágenes y las autorizaciones necesarias. Las condiciones externas restringen la filmación de estudiantes, docentes y personal sin autorizaciones escritas y regulan el uso de marcas de FIU. La posibilidad técnica de conectar una cámara no resuelve esos permisos.
Referencias y alcance documentado: Graham Center · Host Your Event (en inglés) · External Customers · Terms and Conditions, 05/13/2021 (PDF) (en inglés) · FIU Central Reservations · Regulations and Policies (en inglés) ·
Qué confirmar antes de contratar y cómo cambiar el plan
Hay diferencias entre documentos enlazados por FIU. Conservá la versión de condiciones que acompañe tu confirmación y pedí que el coordinador aclare por escrito los puntos siguientes antes de pagar o cerrar proveedores.
| Punto | Diferencia o condición publicada | Acción |
|---|---|---|
| Depósito inicial | La página GC pide 1/3 en 7 días hábiles; las condiciones externas fechadas 05/13/2021 indican 30% en 5 días hábiles desde el presupuesto. | Confirmar porcentaje, plazo, importe y qué documento aplica. No tratar 1/3 y 30% como equivalentes. |
| Seguro | El contrato externo indica USD 500 000 para daños a instalaciones alquiladas; el certificado de ejemplo muestra USD 300 000 en ese campo. | Pedir el requisito vigente, endosos, asegurados adicionales y cobertura para cliente y proveedores. El ejemplo no es una póliza ni prueba de aceptación. |
| Saldo y cancelación | La página GC indica saldo 90 días antes. El contrato externo contempla pago total al reservar cuando faltan menos de 90 días y distingue devoluciones de alquiler y servicios. | Obtener cronograma y condiciones de cancelación aplicables; no combinar plazos de documentos diferentes. |
Como control de cambios, reenviá plano y alcance cuando cambien salón, público, estructuras, energía, efectos, horarios o proveedores. Identificá la revisión y sus costos. El contrato externo prevé modificaciones por escrito ejecutadas por las partes; un mensaje enviado no demuestra que el cambio haya sido aceptado.
La ficha descargable sirve para reunir decisiones y pendientes. No es una reserva, permiso ni formulario de FIU. Guardá confirmación, planos aceptados, seguros, responsables y respuestas antes del montaje; coordiná la retirada y restitución del espacio.
Referencias y alcance documentado: Graham Center · Host Your Event (en inglés) · External Customers · Terms and Conditions, 05/13/2021 (PDF) (en inglés) · FIU · Renter Certificate of Insurance Sample (PDF) (en inglés) ·
Preguntas frecuentes
¿Puede mi técnico operar la consola o los equipos de FIU?
Los equipos de GC A/V Media están reservados a la operación de ese departamento. Para combinar sistemas, acordá señales, conexiones, pruebas y responsabilidades; llevar equipo propio no habilita el control del sistema de casa.
¿Puedo colgar una pantalla o iluminación del techo?
No hay puntos ni cargas autorizadas publicados en las fuentes de alquiler. Presentá el montaje completo y pedí confirmación técnica. La retícula del cielorraso y los elementos decorativos no son puntos habilitados por defecto.
¿Una reserva de mesa permite usar parlantes?
Las reglas de Student Centers prohíben amplificación en las mesas interiores. Un evento en salón tiene otras condiciones de sonido y convivencia; debe reservarse y aprobarse como tal.
¿El ejemplo de seguro y el depósito de la web alcanzan para contratar?
No sin aclarar las diferencias. FIU publica cifras distintas para el depósito y para daños a instalaciones alquiladas. Pedí el requisito aplicable a tu confirmación y la aceptación de los documentos.
Documentación oficial
Las condiciones para clientes externos están fechadas 05/13/2021 y el formulario de estructuras cita FBC 2020. Confirmá las versiones aceptadas para tu evento. Los requisitos generales no reemplazan las condiciones del salón ni la aprobación del montaje.
- Graham Center · Host Your Event (en inglés)
- Student Centers · Terms and Conditions (PDF) (en inglés)
- FIU Calendar · Graham University Center (en inglés)
- FIU Campus Master Plan · Inventory and Analysis (en inglés)
- External Customers · Terms and Conditions, 05/13/2021 (PDF) (en inglés)
- FIU · Renter Certificate of Insurance Sample (PDF) (en inglés)
- FIU · Temporary Structures, FBC 2020 form (PDF) (en inglés)
- FIU EH&S · Fire Guidelines and Permits (en inglés)
- FIU EH&S · Laser Safety (en inglés)
- FIU Central Reservations · Regulations and Policies (en inglés)
- FIU Central Reservations · Setups and Layouts (en inglés)