Sites · Sonorisation et montage

FIU Graham Center : coordination audiovisuelle et montage

Au Graham Center, la réservation d’une salle et la location d’un système audiovisuel doivent être coordonnées. Avant de retenir un mur LED, du son, des éclairages ou des caméras, définissez ce que fournit FIU, ce que votre prestataire peut apporter et qui exploitera chaque système.

Campus, salle et responsables

Graham University Center (GC) se trouve sur le campus Modesto A. Maidique de Florida International University, au 11200 SW 8th Street, Miami, FL 33199. Le plan de campus de FIU situe MMC dans une zone non incorporée de Miami-Dade. L’adresse postale Miami ne le place pas dans City of Miami.

Le Graham Center accueille des événements universitaires et privés : conférences, salons, spectacles et fêtes. Identifiez les ballrooms et les divisions louées, ou la salle précise. Les conditions générales de Student Centers concernent aussi Wolfe Center, sans transférer les capacités ou services d’un campus à l’autre.

Campus, salle et responsables
Nature de l’exigence	Responsabilité à préciser
Institution et lieu	Event Planning Office confirme espace, usage, horaires et conditions. La réservation doit identifier le véritable client, sans dissimuler l’utilisation par une autre entité.
Autorité et permis	FIU Building Code Administration et EH&S interviennent selon le montage. Confirmer les autres autorités et permis applicables ; la réservation ne remplace pas ces accords.
Contrat et service du lieu	GC A/V Media exploite son propre matériel. Convenir séparément des systèmes extérieurs et des points de raccordement.
Organisateur	Définit activité, public et prestataires et respecte les conditions de l’événement. La location ne fait pas de FIU le promoteur.
Recommandation technique	Préparer un plan commun du public, de la scène, du matériel, des parcours et des postes de régie avant de choisir les quantités.

Références et périmètre documenté : Student Centers · Terms and Conditions (PDF) (en anglais) · FIU Calendar · Graham University Center (en anglais) · FIU Campus Master Plan · Inventory and Analysis (en anglais) · External Customers · Terms and Conditions, 05/13/2021 (PDF) (en anglais) ·

Matériel du lieu, prestataire extérieur et son

Demandez les prestations audiovisuelles lors de la réservation et distinguez le coût de la salle de celui du matériel et du personnel. Pour les clients extérieurs, la page GC précise que matériel AV, personnel et autres services peuvent être facturés en supplément. Montage et démontage comptent aussi dans les heures facturables des techniciens le week-end.

Si vous combinez des systèmes, convenez de qui fournit les signaux audio et vidéo, règle le système du lieu, exploite le matériel extérieur et réalise les essais. Ces sources ne publient ni protocoles de raccordement, ni modèles disponibles, ni autorisation générale de prendre le contrôle de l’installation.

Le son ne doit pas gêner les bureaux, services ou autres événements ; Student Centers peut demander de baisser le niveau ou d’arrêter l’amplification. Les tables promotionnelles intérieures relèvent d’une règle différente : le son amplifié y est interdit. Une réservation de table ne remplace pas celle d’une salle. Aucun seuil en décibels propre à cette configuration n’est publié ici.

Références et périmètre documenté : Graham Center · Host Your Event (en anglais) · Student Centers · Terms and Conditions (PDF) (en anglais) ·

LED, structures, scènes et électricité

Les sources de location ne publient ni tableau de points d’accroche, ni charges par point, ni charges ponctuelles admissibles au sol, ni puissance disponible par salle. Un écran posé, une structure, une scène ou un projecteur nécessitent l’examen de l’ensemble : poids, appuis, consommation, parcours de livraison et position par rapport au public.

Les règles de Student Centers imposent des garde-corps aux scènes et interdisent de fixer la décoration aux dalles ou ossatures de faux plafond, surfaces peintes, panneaux acoustiques, écrans ou mobilier. Cette interdiction ne désigne pas de points techniques autorisés. Laissez libres sorties et cheminements accessibles ; l’implantation modifie la jauge.

LED, structures, scènes et électricité
Système	Dossier à présenter et réponse à obtenir
LED, structure, éclairage ou signalétique	Dimensions, poids complets, appuis, lestage et montage proposé. Obtenir l’accord du lieu et les capacités vérifiées avant de suspendre ou poser des charges.
Électricité temporaire	Liste des consommations, tension, phases, connecteurs et parcours. Confirmer circuits disponibles, protections, distribution et responsables du branchement, de l’inspection et du débranchement.
Structure temporaire	Plan, accessibilité, évacuation et documents structurels/électriques applicables. Confirmer auprès de FIU Building Code Administration si un permis est nécessaire et quelle version documentaire est acceptée.

Le formulaire de structures temporaires lié par FIU cite FBC 2020, 7th Edition. Il demande plans, licences, assurances et inspection structurelle lorsqu’elle s’applique. Utilisez-le pour identifier les documents à discuter, sans en déduire l’édition réglementaire en vigueur ni une exemption automatique pour un petit montage.

Références et périmètre documenté : Student Centers · Terms and Conditions (PDF) (en anglais) · FIU · Temporary Structures, FBC 2020 form (PDF) (en anglais) · FIU Central Reservations · Setups and Layouts (en anglais) ·

Haze, lasers et pyrotechnie : des examens distincts

FIU EH&S exige l’accord de Fire Prevention et un permis pour les feux d’artifice ou la pyrotechnie. Les conditions des clients extérieurs ajoutent une coordination avec FIU Police et un permis du service local des pompiers. Faites identifier par FIU l’autorité et la procédure applicables au projet ; une réservation de salle ne vaut pas accord.

Les bougies ont leur propre permis. Cette démarche n’autorise ni haze, ni fumée scénique, ni pyrotechnie. Pour haze ou fumée, présentez machine, fluide, emplacement et séquence ; demandez au lieu et à EH&S d’examiner détection, essais, personnel et conditions. Ces sources ne décrivent pas de procédure propre au Graham Center ni de tarif de surveillance incendie.

Le programme Laser Safety de FIU vise les usages universitaires, de recherche et cliniques. Il identifie EH&S et le Laser Safety Officer, sans démontrer qu’un spectacle laser est admis à GC. Faites examiner le matériel et l’usage proposés ; l’accord d’un laboratoire ne s’étend pas à un spectacle.

Références et périmètre documenté : External Customers · Terms and Conditions, 05/13/2021 (PDF) (en anglais) · FIU EH&S · Fire Guidelines and Permits (en anglais) · FIU EH&S · Laser Safety (en anglais) ·

Accès, horaires et public

L’offre du Graham Center pour les clients extérieurs indique les samedis et dimanches, avec fin des événements le dimanche au plus tard à 22:00. Confirmez par écrit les horaires d’accès, essais, répétition, événement et démontage. Les horaires habituels du service AV ne constituent ni réservation ni garantie de disponibilité des techniciens.

Le coordinateur GC organise l’autorisation de chargement et de déchargement. La page permet à un véhicule de traiteur identifié de rester au quai ; n’étendez pas cette exception au camion audiovisuel. Précisez où chaque véhicule décharge, attend et stationne. Les dimensions du quai, des portes et du parcours ne sont pas publiées dans ces sources.

Pour les événements avec mineurs, Central Reservations demande de le déclarer dans EMS afin de déclencher le formulaire correspondant ; hors EMS, une inscription séparée est prévue. Louer du matériel AV ne remplit pas cette obligation. Déclarez l’alcool à la réservation : GC exige un accord et la présence de FIU Police pendant le service, avec un effectif fixé par l’université.

Si vous ajoutez enregistrement ou diffusion en direct, convenez de l’usage des images et des autorisations nécessaires. Les conditions externes restreignent les prises de vues d’étudiants, enseignants et personnel sans autorisations écrites et encadrent les marques FIU. La possibilité de brancher une caméra ne règle pas ces permissions.

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Points à confirmer avant d’engager les prestataires et de modifier le plan

Les documents liés par FIU diffèrent. Conservez les conditions jointes à votre confirmation et demandez au coordinateur de préciser par écrit les points suivants avant de payer ou de retenir les prestataires.

Points à confirmer avant d’engager les prestataires et de modifier le plan
Point	Différence ou condition publiée	Action
Acompte initial	La page GC demande 1/3 sous 7 jours ouvrés ; les conditions externes datées 05/13/2021 indiquent 30% sous 5 jours ouvrés après le devis.	Confirmer pourcentage, délai, montant et document applicable. Ne pas assimiler 1/3 à 30%.
Assurance	Le contrat externe indique USD 500 000 pour les dommages aux locaux loués ; le certificat type affiche USD 300 000 dans cette rubrique.	Demander exigences actuelles, avenants, assurés additionnels et garanties pour client et prestataires. Le modèle n’est ni une police ni une preuve d’acceptation.
Solde et annulation	La page GC prévoit le solde 90 jours avant. Le contrat externe prévoit le paiement intégral à la réservation à moins de 90 jours et distingue remboursements de salle et de services.	Obtenir l’échéancier et les conditions d’annulation applicables, sans combiner les délais de documents différents.

Pour suivre les modifications, retransmettez plan et périmètre si la salle, le public, les structures, l’électricité, les effets, les horaires ou les prestataires changent. Identifiez la révision et ses coûts. Le contrat externe prévoit des avenants écrits signés par les parties ; l’envoi d’un message ne prouve pas l’acceptation.

La fiche téléchargeable rassemble décisions et questions ouvertes. Ce n’est ni une réservation, ni un permis, ni un formulaire FIU. Conservez confirmation, plans acceptés, assurances, responsabilités et réponses avant le montage ; organisez le démontage et la remise en état.

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Questions fréquentes

Mon technicien peut-il utiliser la console ou le matériel de FIU ?

Le matériel de GC A/V Media est exploité uniquement par ce service. Pour combiner des systèmes, convenez des signaux, raccordements, essais et responsabilités ; apporter du matériel ne donne pas le contrôle du système du lieu.

Puis-je suspendre un écran ou un éclairage au plafond ?

Les sources de location ne publient ni points autorisés ni charges admissibles. Présentez le montage complet et demandez une confirmation technique. Ossatures de faux plafond et éléments décoratifs ne sont pas des accroches autorisées par défaut.

Une réservation de table autorise-t-elle des enceintes ?

Les règles de Student Centers interdisent l’amplification aux tables intérieures. Un événement en salle a d’autres conditions de son et de coexistence ; il doit être réservé et approuvé en conséquence.

Le certificat d’assurance type et l’acompte du site suffisent-ils pour réserver ?

Pas sans clarification des différences. FIU publie des chiffres distincts pour l’acompte et les dommages aux locaux loués. Demandez les exigences applicables à votre confirmation et l’acceptation des documents.

Documentation officielle

Les conditions des clients extérieurs sont datées du 05/13/2021 et le formulaire de structures cite FBC 2020. Confirmez les versions acceptées pour votre événement. Les exigences générales ne remplacent ni les conditions de la salle ni l’accord de montage.