PBCCC à West Palm Beach : accrochage, effets et montage d’exposition

Que définir avant de commander les points et palans ?

Préparez un plan indiquant position, poids suspendu, attaches à l’objet et hauteurs du sol aux bords inférieur et supérieur. Le formulaire distingue poids d’expédition et poids suspendu : le premier ne constitue pas la charge de calcul.

Commandez l’accrochage aérien au PBCCC ; son personnel doit l’installer, le retirer et le superviser. Pour un écran suspendu, ajoutez OVERHEAD POWER dans le portail ; ponts et palans nécessitent devis et disponibilité. Vérifiez que les deux commandes suivent le même plan avant de lancer le montage.

Policies & Procedures, page 8, exige les commandes d’accrochage 14 jours avant l’événement et exclut les commandes sur place. Le formulaire compte 14 jours avant le premier move-in et prévoit une majoration de 50% sur place seulement si le service est disponible. Cette majoration ne garantit pas l’acceptation : confirmez l’échéance par écrit et transmettez la commande complète dans le délai anticipé.

Peut-on choisir un autre prestataire son, vidéo et éclairage ?

Encore est le prestataire AV privilégié ; le site autorise un autre fournisseur AV. Cela n’autorise pas à intervenir sur les prestations exclusives du bâtiment, dont électricité, télécommunications et accrochage aérien. Séparez raccordement et suspension dans le devis.

Le formulaire prévoit deux accrocheurs et un responsable, avec un minimum de huit heures pour entrée et sortie ; le Facility Guide indique également trois personnes et huit heures pour montage et démontage. Demandez le détail de chaque intervention : ne présumez pas huit heures par personne ou par phase sans vérifier le devis.

Quelles validations obtenir avant d’occuper la salle ?

Le Facility Guide exige examen du plan par Event Services et approbation du Fire Marshal avant vente de billets ou stands ; le certificat d’assurance est dû 45 jours avant l’occupation initiale. Vérifiez les assurés additionnels au contrat : texte et modèle de certificat emploient des désignations différentes.

Obtenez plan des points et WLL, charges concentrées au sol et parcours du matériel. Pour les effets, appliquez les restrictions et différences documentaires détaillées ici : une autorisation générale en attente ne permet ni fog, ni haze, ni pyrotechnie. Si poids, position ou hauteur changent, suspendez le montage modifié et présentez la révision ; conservez la configuration approuvée seulement si elle reste valable.

Peut-on utiliser du fog ou du haze pour révéler les faisceaux ?

Ne l’ajoutez pas au spectacle en supposant qu’un fluide aqueux suffit. Facility Guide, page imprimée 13, interdit machines à fog et effets de fumée dans le site. Policies & Procedures, révision mars 2026, prévoit une condition différente pour le fog/smoke aqueux page 7 et interdit spécifiquement smoke/haze dans les stands page 12.

Identifiez salle, stand ou plénière, machine, fluide, SDS, emplacement et horaires de répétition/émission. Demandez à l’Event Manager une détermination écrite du site et de l’autorité sur ce périmètre et la divergence entre documents. Nom commercial haze, enregistrement du matériel ou fluide aqueux ne créent pas d’exception. Tant que ce point reste ouvert, préparez l’éclairage sans émission atmosphérique et ne modifiez ni détection ni alarmes.

Quand remettre le plan et qui l’envoie au Fire Marshal ?

Facility Guide, page imprimée 30, impose les plans d’exposition à Event Services avant la vente des surfaces ou 180 jours avant le premier move-in, selon la première échéance. Obtenez le calendrier applicable à la réservation ; les délais d’accrochage de 30 et 14 jours ne remplacent pas cette échéance du plan général.

Indiquez nom/date de l’événement, zone louée, prestataire officiel, dates du dessin et des révisions, sorties identifiées, largeurs d’allées, halls d’accueil et accès publics. Le guide demande trois copies d’au moins 8½ × 11 in ; confirmez format et canal actuels. Event Services examine le plan puis le transmet au City of West Palm Beach Fire Marshal ; l’envoi direct par la production n’est pas la procédure indiquée.

La même page estime 3 à 4 semaines d’examen et indique USD 130 par examen, ajoutés à la facture finale. Ce sont des références du guide, ni devis ni délai garanti. Discutez toute modification du plan approuvé avec l’Event Manager et soumettez-la à nouveau : conservez révision, date et acceptation de chaque envoi avant de déplacer régie FOH, rideaux ou appuis LED.

L’électricité de 24 heures comprend-elle raccordement, répétitions et toute tension ?

Distinguez continuité du service et périmètre d’installation. Le site Exhibitor Services propose l’électricité continue de 24 heures pendant l’événement ; Policies & Procedures, pages 3–4, limite le tarif à livraison/implantation et prévoit des frais de déplacement ou travaux particuliers. Confirmez par écrit prestation incluse et limite de livraison ; la mention commerciale de main-d’œuvre incluse ne résout pas ces conditions à elle seule.

Facility Guide, page imprimée 4, annonce des services 120–480 V monophasés et triphasés sans attribuer chaque combinaison à chaque salle. Fournissez tension, phases, courant, connecteur, point de livraison et horaires d’essais/spectacle. Policies & Procedures, page 4, réserve boîtes de sol et raccordements aux électriciens, techniciens IT et ingénieurs PBCCC ; n’ouvrez pas un floor pocket pour vérifier vous-même.

Selon les politiques, le service suit les dates de l’événement sauf accord de raccordement anticipé ou déconnexion tardive. Faites confirmer montage et répétitions ; une commande 24 heures ne prouve pas l’alimentation lors d’un accès antérieur. Si le point confirmé ne convient pas, suspendez le raccordement du matériel et faites corriger la commande.

Open loading dock permet-il de décharger sans coordination ?

Non. Facility Guide, pages imprimées 23–24, autorise certaines tâches de l’exposant mais conserve conditions du décorateur contractuel et travaux PBCCC. Policies & Procedures, pages 8 et 10–11, exige organisateur présent et approuvé, quai attribué et accréditation ; le matériel sur roues passe par le quai. Le hall d’accueil ne reçoit que des objets portés à la main avec accord préalable.

Confirmez poste, véhicule, créneau et personnel avant expédition. Le guide prévoit jusqu’à 30 minutes pour un POV ; les politiques indiquent 15 minutes par véhicule aux quais et 20 minutes sur la rampe. Ne retenez pas la durée la plus longue partout : obtenez la consigne du poste attribué et libérez-le après déchargement. Contrôle du quai et conduite du monte-charge ont leurs propres horaires et coûts.

PBCCC n’assure pas la réception du fret. Désignez qui réceptionne et signe chaque livraison. La référence à une arrivée jusqu’à trois jours avant pour meeting rooms ou ballrooms, page imprimée 14, ne prolonge pas le contrat : la page 13 exige l’accord des livraisons anticipées. Sans réceptionnaire, accès ou période confirmés, reprogrammez ; n’envoyez pas le matériel au hall d’accueil et ne l’abandonnez pas.

Les 20000 lb du monte-charge définissent-elles la capacité du sol du ballroom ?

Non. Facility Guide, page imprimée 4, indique un monte-charge de 20000 lb ; cela ne définit ni sol, ni roue, ni rampe, ni appui d’écran. Pour le niveau meeting rooms/ballroom, la page 23 exige opérateur du site, accès par badge et intervention minimale de six heures. Confirmez cabine, porte, poids total et répartition avant de choisir chariots ou nacelles.

Fournissez poids de l’écran, structure, bases, lests et accessoires, réactions par appui/roue, surfaces de contact et parcours complet. Les limites propres au sol et aux points restent nécessaires pour valider le montage ; la capacité du monte-charge ne les remplace pas. Policies & Procedures, page 10, exclut le fret des ascenseurs de passagers et escaliers mécaniques.

Facility Guide, page imprimée 34, interdit les équipements motorisés sur moquette et les caisses nécessitant un chariot élévateur dans ces zones ; il décrit transport par transpalettes et chariots à roues caoutchoutées dans le périmètre accepté. La protection de surface n’autorise pas un autre matériel et n’augmente pas la capacité structurelle. Si parcours ou méthode ne conviennent pas, révisez emballage et transport avant l’entrée.

Un toit de stand ou LED en hauteur est-il accepté sous 300 ft² ?

Non. Policies & Procedures, page 12, exige l’accord des toits, plafonds ou autres obstacles du stand. Pour les configurations couvertes acceptées, il mentionne détection de fumée au-delà de 120 ft² et ensemble maximal de 300 ft² de canopies, séparés de 10 ft ; la même page classe les structures autoportantes avec plafond parmi les éléments interdits des stands.

Présentez type exact, plans/coupes, hauteur, couverture, matériaux, accès, détection et réactions structurelles. Faites déterminer la disposition applicable avant de concevoir un plafond LED ou une structure couverte. Les seuils de surface ne valent ni exception automatique ni accord d’accrochage. Sans acceptation, conservez le stand sans cette couverture et la révision autorisée du plan.