St. Thomas University : montage AV, LED et autorisations au Fernandez Family Center

Quel espace du FFC le montage utilise-t-il ?

L’adresse principale est 16401 NW 37th Avenue, Miami Gardens, Florida 33054, dans Miami-Dade County. Le plan du campus identifie le FFC comme bâtiment 20 et Library/Goldbloom Convocation Hall comme bâtiment 2 : ce sont des lieux distincts. Confirmez l’accès de livraison du bâtiment réservé.

La fiche sportive annonce un maximum de 2500 pour le FFC et décrit des salles en mezzanine avec cloisons mobiles. Ce chiffre ne détermine pas le nombre de places restant après ajout de la scène, des LED, de la régie, des allées et des accès. Présentez le plan réel et conservez la capacité acceptée pour cette configuration.

Quand demander le lieu et quels horaires déclarer ?

Le formulaire exige un dépôt par un représentant de l’organisme au moins 8 semaines à l’avance. Les organismes extérieurs doivent d’abord consulter Physical Plant. Préparez activité, public, prestataires et matériel promotionnel ; une date demandée ne constitue pas une réservation confirmée.

Déclarez séparément l’accès du personnel, le début du montage, l’ouverture au public, le début et la fin de l’événement et la fin du démontage. Vérifiez que le créneau autorisé permet déchargement, assemblage, contrôle des signaux et retrait. Si seuls les horaires du spectacle sont confirmés, réglez les créneaux techniques avant de réserver les équipes.

Peut-on suspendre des LED ou poser une structure sur le terrain ?

Les documents publics du FFC consultables ne précisent ni points d’accrochage, ni WLL, ni charges au sol, hauteur libre, dimensions des portes ou puissance électrique disponible. Ne dimensionnez pas moteurs, appuis ou lestage à partir de la jauge ou de la surface totale du bâtiment.

Préparez un plan et un inventaire comprenant le poids complet des panneaux, de la structure, des accessoires et des câbles. Pour une proposition suspendue, ajoutez positions, hauteurs et charges calculées par point pour examen compétent ; pour une solution posée, réactions aux appuis, emprise, lestage et protection du sol. Une solution posée exige aussi une acceptation.

Avant assemblage, comparez la révision du plan, le matériel livré et la zone autorisée. Si dimensions, poids ou appuis changent, suspendez la partie concernée en attendant sa révision. Revenez au projet accepté seulement s’il reste réalisable ; n’improvisez pas un autre point en toiture ou une base différente.

Que préciser et vérifier pour l’AV et l’alimentation ?

Les champs Microphones et Projector/screen/laptop demandent des services. Ils ne confirment ni modèles, quantités disponibles, entrées, résolution, exploitation incluse ou compatibilité avec un ordinateur extérieur. Max 2-4 pending area figure à côté de Podium ; ne le transformez pas en inventaire de microphones.

Définissez séparément microphones et lecture, entrées et sorties, destination d’enregistrement éventuelle, positions d’écran et distance de projection. Obtenez modèles exacts et manuels avant d’indiquer menus, niveaux ou connecteurs. Ces fiches ne confirment aucun prestataire AV exclusif ni effectif technique inclus.

Le FFC permet-il haze, lasers et décors suspendus ?

Le formulaire interdit les ballons à l’hélium dans le FFC et les aliments ou boissons dans le gymnase. Il précise aussi que Physical Plant et le FFC ne décorent pas les tables et ne posent pas leurs jupes. Séparez ces tâches de l’installation son, lumière et vidéo.

Les fiches du FFC ne donnent pas d’autorisation technique pour haze, fumée, lasers ou pyrotechnie. Décrivez effet, appareil, emplacement et exploitation pour que STU détermine l’examen applicable avec les autorités. L’interdiction universitaire de fumer ne définit pas à elle seule une politique de haze. Conservez une version du spectacle sans cet effet jusqu’aux validations ; ne modifiez pas la détection incendie.

Quelle validation relève de STU et laquelle de Miami Gardens ?

L’adresse principale relève de City of Miami Gardens, et non de City of Miami ou Miami Beach. Le formulaire municipal Request for Special Event vise les événements intérieurs et extérieurs et énumère des examens selon leur portée. Déterminez le parcours applicable avec Development Services et Miami-Dade Fire Rescue ; l’acceptation universitaire ne le remplace pas.

Le formulaire municipal publié ne porte pas de date de révision. Sa rubrique Public Music-Broadcast prévoit 15 jours ouvrés pour les demandes orientées vers cet examen, avec un maximum indiqué de 6 heures et exclusion de 22:00–07:00 en semaine et de 22:00–10:00 le week-end. Ces conditions concernent cette rubrique, pas des horaires autorisés au FFC. Ne présentez pas ce délai comme celui de tous les permis, ni ses tarifs comme un devis actuel. Confirmez édition, exigences et calendrier avant de finaliser le planning.

Comment gérer modifications et annulation ?

Conservez ensemble plan accepté, dates, périmètre AV, prestataires, devis et validations applicables. Avant de changer jauge, scène, appuis, alimentation ou effets, repérez les écarts et demandez l’examen de la partie concernée. L’avis du formulaire municipal prévoit l’invalidation du permis en cas de modification substantielle des conditions.

Pour annuler, STU exige une notification écrite à Physical Plant par courriel ou fax. Ce formulaire ne fixe pas de remboursement ou pénalité universels pour les organismes extérieurs : consultez le contrat. Au démontage, utilisez le créneau et l’itinéraire autorisés, retirez vos matériaux et vérifiez avec le lieu l’état des surfaces et le rétablissement des connexions.

Fiche de périmètre : espace et adresse exacts ; plan et révision ; public ; horaires techniques ; LED et appuis ; circuits ; signaux AV ; effets ; responsabilités et validations ; changements et remise en état. Les données non publiées exigent des documents du lieu avant montage.