Sites · Accrochage et LED
Vizcaya : préparer une installation audiovisuelle dans un site historique
Un écran, une tour de diffusion ou un projecteur doit trouver sa place sans compromettre la conservation du musée. Ce guide concerne les événements en soirée dans la Main House, sur les terrasses et dans les jardins. Il ne s’applique pas automatiquement à Vizcaya Village, aux visites de jour ou aux tournages.
Espace loué et autorisations
Vizcaya Museum and Gardens se trouve au 3251 South Miami Avenue, Miami, FL 33129, dans la City of Miami, comté de Miami-Dade. Le comté en est propriétaire ; Vizcaya Museum and Gardens Trust, Inc. en assure l’exploitation. Vizcaya Village possède une autre adresse : 3250 South Miami Avenue.
Le programme de location accueille des mariages, des événements d’entreprise et des réceptions privées. Faites identifier chaque terrasse, jardin, loggia ou cour dans le contrat. Les salles historiques meublées ne sont pas des espaces de production. Confirmez séparément l’admission de chaque prestataire audiovisuel avant de vous engager.
| Nature de la condition | Point à régler |
|---|---|
| Autorité publique | Vérifier les autorisations applicables auprès de la City of Miami, et non de Miami Beach. |
| Site | Faire accepter l’usage et l’installation par l’équipe événementielle de Vizcaya. |
| Contrat / exclusivité | Les tentes passent par le fournisseur désigné par Vizcaya. Confirmer l’admission du prestataire audiovisuel. |
| Organisateur | Définir le programme, les invités, le budget et les responsabilités ; les consignes ne remplacent pas les autorisations. |
| Recommandation technique | Préparer le plan, les charges, la distribution électrique et une solution de remplacement compatible avant de fixer les équipements. |
Vizcaya — Weddings and Private Events (en anglais) · Vizcaya — Directions (en anglais) · City of Miami — Special Event Permit (en anglais) ·
Écrans LED, structures et appuis : protéger le bâti
Le contrat interdit de fixer ou d’ancrer des éléments à la propriété et de placer du matériel sur les pelouses ou les plantations. Ajouter une protection ne transforme pas une balustrade en point d’ancrage. Ne chiffrez pas de suspension au bâtiment sans solution expressément compatible avec ces restrictions.
Le contrat interdit les groupes musicaux, la danse et les chaises sur les sols en marbre des loggias. Un écran posé au sol doit également être examiné : indiquez le poids total, l’emprise de chaque appui, le lest, la protection du sol, le trajet des chariots et la position par rapport aux sorties. Ce guide ne confirme ni charge admissible du sol ni tableau de points d’accrochage. Une protection sous un appui ne prouve pas la capacité portante du sol.
L’acceptation du lest d’une tente ne vaut pas pour une structure de scène ou un écran LED. Demandez un dossier distinct pour chaque structure, ses charges et le responsable qui accepte son implantation. Aucun poids de lest ni seuil de vent propre au montage n’est fixé ici.
Vizcaya — Facility Rental Permit (2026-02-01) (en anglais) ·
Électricité, éclairage, son et effets
Transmettez les besoins électriques à l’équipe événementielle. Les prestataires doivent prévoir la distribution ; les passages piétons nécessitent des protège-câbles et les rubans adhésifs sont interdits. Confirmez les circuits, connecteurs, protections, raccordements autorisés et l’éventuel groupe électrogène avant de choisir le matériel. Une photo de prise ne suffit pas à déterminer l’intensité disponible.
L’éclairage supplémentaire dans la Main House est interdit, hormis les bougies LED admises par le contrat. Machines à fumée, étincelles froides, feux d’artifice et flammes nues sont interdits. Le brouillard de type haze ne constitue pas une exception automatique. Les lasers ne sont pas confirmés comme admissibles : écartez-les de la proposition tant que la compatibilité et les autorisations ne sont pas établies.
Prévoyez une diffusion orientée vers le public, un responsable du niveau sonore et un point de contrôle. Le site impose de réduire le volume sur demande et peut interrompre l’événement. Une limite municipale ne remplace pas la condition contractuelle du musée. Aucun seuil en dB ni point de mesure autorisé n’est fixé ici.
La FAQ du site mentionne une alimentation triphasée de 200 A pour East Terrace et une autre pour Garden Mound. Cette référence ne confirme ni la puissance attribuée à votre événement, ni la tension, ni la disponibilité simultanée. Demandez l’identification de chaque point, la tension, les raccordements, la charge disponible et le responsable du branchement ; comparez la réponse à votre bilan de consommation avant de réserver le matériel.
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Accès, montage et démontage
Coordonnez l’arrivée des grands véhicules en amont. Vérifiez le trajet réel, les dimensions des chariots et des portes ainsi que la protection des surfaces. Maintenez dégagés les sorties, rampes, bouches d’incendie et accès de secours ; convenez d’un cheminement accessible aux invités hors de la zone de montage.
Les horaires ci-dessous proviennent du contrat de location, sauf accès anticipé convenu au contrat. Les invités n’entrent pas avant 18:30. Intégrez les essais et le démontage au planning : le matériel doit repartir le soir même. Confirmez aussi les zones fermées pour restauration et le dispositif en cas d’intempéries.
| Zone | Début du montage |
|---|---|
| Service Area | 12:00 |
| East Terrace | 15:00 |
| Gardens / South Terrace / Mound | 16:00 |
| Main House — entrée par East Loggia | 17:30 |
Un autre écart concerne la Main House : le contrat révisé le 2026-02-01 prévoit 17:30 par East Loggia, tandis que la FAQ web indique 17:15 pour le Courtyard. N’avancez pas l’entrée du matériel sur la base de cet écart de 15 minutes. Faites confirmer zone et accès dans le planning accepté ; si montage et essais ne tiennent pas dans ce créneau, révisez le périmètre ou réservez un accès anticipé là où il est admis.
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Tentes, assurances et coûts : clarifier les écarts avant de signer
Les documents officiels présentent des écarts à résoudre pour l’événement. Le contrat révisé le 2026-02-01 et la page événementielle imposent une tente au-delà de 90 invités ; le guide de location lié indique 100 invités ou plus. Le contrat demande l’assurance au moins 30 jours avant l’événement ; le guide indique 45 jours. Faites confirmer par écrit le seuil et l’échéance applicables. Ne retenez pas automatiquement le délai le plus court.
Le guide exige également des prestataires agréés, y compris pour le matériel. L’absence de prestataire audiovisuel exclusif nommé ne permet pas de faire intervenir n’importe quelle entreprise. Confirmez l’admission, les accréditations et les intervenants autorisés à installer, raccorder, exploiter et retirer chaque système ; aucun régime syndical précis n’est confirmé ici.
Le montant d’assurance publié est de USD 1 000 000 en responsabilité civile, avec les garanties et conditions du contrat ; Miami-Dade County et Vizcaya Museum and Gardens Trust, Inc. doivent être assurés additionnels, avec renonciation à subrogation. Les prestataires sont également soumis aux exigences d’assurance. Les tentes doivent être commandées et payées par l’intermédiaire de Vizcaya au moins 45 jours avant ; les piquets sont interdits. Confirmez la validité et les garanties avec l’organisateur et son assureur.
À titre de référence tarifaire au 18/10/2026, le tarif de base publié est de USD 23 000 pour un maximum de 100 invités, de 18:30 à 23:00 ; le maximum publié est de 300 invités. Il ne s’agit pas d’un devis audiovisuel GLMedia. Prévoyez séparément tente, accès anticipé, prolongation, assurance, nettoyage et autres services applicables ; faites confirmer les tarifs et taxes dans le contrat en vigueur.
| Poste | Tarif publié en USD |
|---|---|
| Chaque invité supplémentaire au-delà de 100 | 25 |
| Tente transparente 33 × 113 ft | 8 500 + 7% |
| Tente transparente 33 × 180 ft | 12 000 + 7% |
| East Terrace : accès 12:00–15:00 | 9 000 |
| East Terrace : accès 09:00–12:00 / 06:00–09:00 | 18 000 / 18 000 |
| Chaque heure supplémentaire admise après 23:00 | 2 400 |
Les prolongations doivent figurer au contrat : fin au plus tard à 00:00 du dimanche au jeudi et à 01:00 le vendredi et le samedi. Musique et service des boissons cessent 15 minutes avant la fin. Ces tarifs du site peuvent changer ; ne cumulez pas automatiquement les créneaux d’accès sans faire confirmer le prix de l’horaire demandé.
Le tableau tarifaire et le guide de location indiquent USD 2 400 par heure supplémentaire, mais la FAQ de la même page web indique USD 2 000. Conservez les deux références et demandez le montant accepté pour la prolongation concernée ; ne finalisez ni budget ni démontage en retenant par défaut le prix le plus bas.
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Dossier à remettre et gestion des modifications
Le contrat demande plans, schémas et conducteur technique au moins 30 jours à l’avance. Préparez un dossier unique daté et versionné : zones occupées, matériel et appuis, charges, distribution électrique, cheminements accessibles, accès de secours, horaires, prestataires et responsable de chaque système. La fiche téléchargeable sert à réunir ces informations ; elle ne constitue pas une demande officielle.
Si l’écran, un appui, la puissance, l’implantation, l’horaire ou un prestataire change, signalez l’écart et soumettez la nouvelle version avant installation. Il s’agit d’une recommandation de suivi des modifications ; la procédure formelle doit être convenue avec Vizcaya et l’autorité compétente. Conservez une réponse identifiant le plan accepté et ses conditions.
Ce guide aide à préparer les décisions ; il ne certifie ni la capacité structurelle, ni l’alimentation disponible, ni l’accessibilité complète, ni l’autorisation de l’événement. Réglez les conditions propres au projet avant le montage.
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Questions fréquentes
Peut-on chiffrer un écran LED avant de définir ses appuis ?
Vous pouvez comparer des options préliminaires, mais pas arrêter le montage : chaque solution modifie les appuis, les charges, l’accès et les autorisations. Indiquez les points à confirmer dans la proposition.
Une tente permet-elle de suspendre des projecteurs ou des écrans ?
Pas automatiquement. Demandez au fournisseur désigné une réponse pour les charges et emplacements précis, puis l’acceptation du site. Ne considérez pas la structure de la tente comme un ensemble de points disponibles.
Que faire si les documents officiels diffèrent ?
Identifiez le document, la clause et l’événement ; demandez une confirmation écrite avant de retenir un coût ou une échéance. Conservez les deux références et la réponse avec le contrat.
Contacter GLMedia réserve-t-il Vizcaya ou déclenche-t-il une demande d’autorisation ?
Non. La demande permet de définir le périmètre audiovisuel et les conditions restant à préciser. Réservation, admission des prestataires et autorisations suivent leurs procédures respectives.
Les 200 A triphasés publiés confirment-ils l’alimentation de mon montage ?
Non. La FAQ mentionne cette référence pour East Terrace et Garden Mound, mais il faut confirmer le point attribué, la tension, la charge disponible et les intervenants autorisés à raccorder. Ne convertissez pas ce chiffre en puissance utilisable sans ces données ; comparez l’attribution acceptée aux besoins de la LED, du son et de l’éclairage.
Documentation officielle
Périmètre : location en soirée de la Main House, des terrasses et des jardins. Le contrat porte la révision 2026-02-01 ; le chemin de téléchargement du guide ne prouve pas sa date de révision. Faites confirmer par écrit les écarts de tentes, assurance, accès et tarifs avant de fixer le montage.