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Fontainebleau Las Vegas : AV, accrochage, livraison et autorisations
Fontainebleau Las Vegas publie des règles pour les prestataires et le Bleau Book. La préparation dépend de la salle et du niveau prévus au contrat. Ce guide concerne les réunions et congrès, pas le BleauLive Theater ni une installation approuvée.
1. Bâtiment et portée
Confirmez le nom de la salle du Conference Center, son niveau et sa configuration. Le Bleau Book et les règles des prestataires concernent les salles de réunion et d’événement ; le BleauLive Theater nécessite ses propres documents. Ne transposez pas capacités ou caractéristiques d’un espace à un autre.
2. Salles, étages et charges
Le tableau officiel indique des charges d’exploitation surfaciques de 100 à 200 psf ; les niveaux 4 et 6 affichent 200 psf, Waterbleau Terrace et Moonstone Event Center 100 psf. Les niveaux 2M et 3 sont aussi signalés sans accès de fret. Confirmez la limite de la salle et tout le trajet : ces valeurs n’autorisent ni charges ponctuelles, ni roues, ni scènes, ni suspension.
3. Audiovisuel et accrochage
Encore est le prestataire privilégié pour la production des séances plénières, expositions et réceptions ; son personnel et son matériel sont exclusifs dans les salles de réunion et de sous-commission. La politique lui réserve tout accrochage, y compris les structures posées au sol, et interdit l’accroche aux rails de cloisons mobiles ou aux sprinklers. Matériel et personnel externes exigent son examen.
| Service | Règle publiée | Action |
|---|---|---|
| Accrochage | Encore exclusif | Vérifier plan et charges |
| Réunions et sous-commissions | AV Encore exclusif | Définir le périmètre |
| Séance plénière | Encore privilégié | Convenir de la production externe |
| Réseau et électricité | Encore exclusif | Commander les services |
4. Électricité et connectivité
Encore fournit exclusivement la distribution électrique et l’internet événementiels. Le Wi-Fi gratuit décrit dans le Bleau Book est destiné à la navigation et aux courriels ; ne le présumez pas adapté à l’inscription ou au streaming. Préparez circuits, demande, chemins de câbles, VLAN et essais avec le fournisseur avant l’événement.
5. Quais et ascenseurs
Les 6 quais partagés exigent une réservation et accueillent des remorques jusqu’à 53 pieds, selon la politique. Chaque espace événementiel nécessite un ascenseur sur le trajet de chargement. Aucun stationnement nocturne ni aire d’attente des camions n’est prévu. Transmettez à l’Event Manager la séquence entrée/sortie et vérifiez l’ascenseur et les dimensions de chaque élément.
| Étape | Exigence du document | À confirmer |
|---|---|---|
| Quai | Réservation et créneau | Event Manager |
| Ascenseur | Trajet selon la salle | Éléments et poids |
| Sol | Protection avant chargement | Matériau et responsable |
| Sortie | Créneau programmé | Transporteur |
6. Coordination et protection
La production externe doit remettre un calendrier détaillé 90 jours avant l’entrée. Le responsable du prestataire communique les créneaux d’entrée/sortie 30 jours avant et la liste du personnel 3 jours ouvrés avant. Un superviseur Encore est présent pendant ces opérations. Protégez tapis et surfaces avant de déplacer le matériel et utilisez des roues non marquantes.
7. Plans et autorité
Pour les événements de 300 personnes ou plus, la politique exige un plan approuvé par le Clark County Fire Department. Bougies, flammes, pyrotechnie, véhicules et certains stands suivent des procédures distinctes. Si Encore prépare le dépôt, demandez-le au moins 60 jours avant ; si l’organisateur dépose, remettez le plan approuvé à Encore et à l’Event Manager au moins 7 jours avant. Les changements ultérieurs exigent un nouvel examen.
8. Dossier de révision
Rassemblez contrat, salle et niveau, cloisons, plan du public et des sorties, plan AV et d’accrochage avec charges, distribution électrique et réseau, colis, trajet d’ascenseur, créneaux de quai, protection du sol, effets et responsables. Consignez séparément les réponses de l’Event Manager, d’Encore, de l’organisateur et du CCFD ; un document général ne remplace pas l’approbation de l’événement.
Questions fréquentes
Une société de production externe peut-elle intervenir ?
La politique désigne Encore comme prestataire privilégié pour les séances plénières, expositions et réceptions, mais lui réserve certains services en salles de réunion, d’accrochage, d’électricité et de réseau. Convenez du périmètre externe avec Encore et l’Event Manager avant le devis.
Une charge au sol publiée autorise-t-elle une structure ?
Non. La charge d’exploitation surfacique ne vaut ni charge ponctuelle ni plan d’accrochage approuvé. Demandez à Encore et à l’Event Manager de vérifier la salle, le niveau, le trajet et l’installation précise.
Documentation officielle
Vérification du 18 octobre 2026. Sources officielles Fontainebleau Las Vegas : Contractor & Vendor Policies & Procedures, mars 2026 (17 pages) ; Bleau Book, septembre 2025 ; pages officielles des réunions et des politiques. Portée : Conference Center et espaces soumis à ces règles. Sans plan CAO propre à la salle, plan d’accrochage approuvé, contrat, réservation de quai ni autorisation pour un événement précis.