Doca de carga: registro, EAC e agendamento para eventos

Marshalling yard: registrar a chegada e aguardar a chamada à doca

O marshalling yard é a área de registro e espera de veículos quando o evento organiza o recebimento dessa forma. Peça as instruções da sua feira: local, horário de registro, documentos da carga, turno previsto e forma de chamada. Confirme se a rotina abrange seu veículo e se é repetida na retirada.

Prepare uma ficha para a transportadora com evento, expositor, estande ou salão, prédio, número de entregas e contato de recebimento. Liste os documentos pedidos, como conhecimento de transporte (BOL) ou comprovante de peso quando aplicável. Enviar esses dados não significa concluir o registro.

IAAPA Expo 2026, OCCC South e West: a GES prevê entregas separadas para estandes nos dois prédios, com retorno ao marshalling para entrar novamente na fila após a primeira. É uma condição dessa edição, não de todo evento do OCCC.

Se houver dois destinos, coordene ambos antes de contratar a diária do caminhão. Espera, recebimento de cada grupo e movimentação interna podem mudar o plano. Não trate o marshalling como depósito de mercadorias ou estacionamento para todo o show: confirme separadamente para onde vai o veículo após a descarga.

Se os cases de vídeo precisarem chegar a dois estandes, compare uma sequência aceita pelo evento com duas entregas contratadas, incluindo recebimento e custos em cada destino. O croqui preliminar permite iniciar a consulta antes do manifesto final.

Credenciais e EAC: identifique quem entra e para qual serviço

Um EAC —Exhibitor Appointed Contractor— é um prestador contratado pelo expositor fora do fornecedor geral ou oficial, conforme a definição do evento. Para levar uma equipe audiovisual, pergunte como registrar a empresa e qual acesso cabe a cada função: motorista, entrega, instalação, operação ou desmontagem.

Separe acesso do veículo, credencial individual e autorização do serviço. O passe de expositor não substitui o agendamento da doca nem autoriza automaticamente movimentar mercadorias ou operar empilhadeira. Confirme também se o motorista entrega apenas no recebimento ou precisa entrar no salão.

Exemplo IAAPA Expo 2026: o aviso EAC da GES cabe ao expositor; o fornecedor completa seus documentos. O acordo do evento mantém serviços exclusivos, como drayage, fora da autorização geral de EAC. Consulte os textos para o escopo do estande.

• Empresa e função de cada equipe, vínculo com o expositor e destino da carga.
• Registro solicitado, comprovante recebido e aceitação confirmada pelo canal do evento.
• Credenciais, horários e áreas permitidas para montagem e desmontagem.
• Serviços contratados ao fornecedor oficial e serviços audiovisuais da equipe externa.

Peça à organização ou ao contato de expositores os prazos e documentos aplicáveis antes de fechar pessoal. Se houver exigência de certificado de seguro (COI), coordene com o fornecedor e seu agente; o envio do certificado não comprova aceitação automática. Troque dados pessoais e documentos de acesso pelo canal privado indicado, não em consulta pública.

Se o caminhão entregar os cases e outra equipe fizer a instalação, prepare os dois acessos e o recebimento intermediário. Se faltar autorização, avalie entrega ao ponto permitido ou serviço oficial necessário, sem presumir liberação da movimentação interna.

Agendamento de doca: confirme o que está incluído e as condições

Antes de fechar o transporte, pergunte se o evento usa agendamento individual de doca, turno por estande ou chamada pelo marshalling. Registre quem designa o acesso e como confirma o recebimento do veículo. O horário geral de montagem ajuda a preparar o pedido, mas não substitui a resposta para essa entrega.

Peça separadamente transporte, registro ou agendamento, descarga, movimentação interna ou material handling, equipamento, operador, espera e estacionamento. Não presuma doca gratuita nem tarifa de descarga incluindo toda a logística. Se faltar cotação, comece com fotos, lista dos volumes e janela tentativa.

Se o caminhão com plataforma elevatória puder chegar ao local, mas faltar pessoal de recebimento no turno solicitado, compare outro horário ou serviço necessário antes de confirmar o veículo. A plataforma não substitui autorização do local nem define as tarefas permitidas a cada fornecedor.

Prepare também a retirada: liberação da carga, acesso da transportadora e recebimento de saída. Mantenha uma versão da ficha que organização, montagem e transporte possam seguir quando mudar a programação.