Produção · Guia prático
O que coordenar com o hotel ou espaço antes da montagem audiovisual
O orçamento pode estar aprovado sem que se saiba quem vai abrir a sala, onde conectar o sinal ou quando o técnico do hotel estará disponível. Leve essas perguntas a uma reunião com a organização, a produção e o local. Para cada pendência, defina uma tarefa, um responsável e uma verificação.
Reúna quem pode confirmar e resolver cada questão
Além do contato comercial, peça a participação de alguém que conheça o sistema audiovisual do local, de um contato de TI se houver conexão de rede e de quem confirma os acessos. Anote quem pode autorizar mudanças e quem estará disponível durante a montagem e o evento.
Compartilhe uma versão da programação e da planta antes da reunião. Marque as atividades que alteram o uso da sala: entrada do público, palestra, painel, vídeo, convidado remoto ou atração. Quando a programação mudar, informe o que foi alterado e reveja os pontos afetados com seus responsáveis.
Separe o que está incluído, disponível ou aguardando confirmação
Para cada recurso, pergunte o que está incluído, quem fornece, quem opera e em quais horários pode ser usado. Peça o modelo e os dados de conexão dos equipamentos do local que serão incorporados ao sistema. Uma foto ajuda a identificá-los; a disponibilidade para o seu evento precisa de confirmação.
Se houver um fornecedor externo, combine com o local as condições de entrada, operação e coordenação aplicáveis. Registre as cobranças ou tarefas adicionais informadas e quem as aprova. Assim é possível revisar o escopo antes de fechar o pedido.
| Necessidade do evento | O que confirmar | Quem confirma | Teste ou definição pendente |
|---|---|---|---|
| Apresentação na tela do salão | Equipamento, ponto de entrada, formato e acesso aos controles | Técnico AV do local e operador de vídeo | Exibir o arquivo pelo caminho de sinal combinado |
| Vozes e vídeos no som da sala | Ponto de conexão, nível, canais e zonas do sistema | Técnico de som do local e operador do evento | Ouvir as fontes nas áreas previstas |
| Participante remoto | Conexão, acesso ao serviço, contas e data de ensaio | TI, organização e operador da chamada | Ouvir, ver e compartilhar conteúdo nos dois sentidos |
| Montagem e retirada | Acesso, trajeto, horários e acompanhamento necessário | Operações do local e produção | Trajeto e horários confirmados na ficha |
Confira o trajeto de entrada com os equipamentos previstos
Envie ao local as dimensões e o peso dos volumes previstos e peça a confirmação do trajeto de carga. Verifiquem doca, portas, elevadores, corredores e área de espera quando fizerem parte do acesso. Combinem quem recebe e o que muda se vários fornecedores chegarem ao mesmo tempo.
Anote quando a sala será liberada e quando devem terminar a montagem, o ensaio e a retirada. Inclua o tempo de acesso e as tarefas que dependem de outra pessoa. Se houver mudança de mobiliário ou palco, confirme quem a fará e quando estará pronta para o trabalho continuar.
Solicite energia e condições de montagem com os dados do projeto
O fornecedor deve informar os requisitos de alimentação dos equipamentos previstos; o responsável pelo fornecimento de energia designado para o evento deve confirmar onde e como atendê-los. Registre o ponto, o circuito ou a identificação disponível, o horário e o responsável pela conexão. Peça esclarecimentos se a resposta ainda não permitir preparar a montagem.
Apresente também a localização e as necessidades de praticáveis, suportes, telas, iluminação e trajetos dos cabos. Se o projeto envolver fixações, cargas ou trabalho em altura, solicite as condições e aprovações técnicas aplicáveis àquele local e àquela montagem. Use os guias de praticáveis (guia em espanhol) e iluminação (guia em espanhol) para preparar a solicitação com a equipe.
Combine quem controla a luz da sala e as cortinas e em quais condições a apresentação será testada. Pergunte se outras atividades ou serviços vão coincidir com a sessão. Anote o contato que poderá atender a essas mudanças durante o evento.
Teste a entrada de vídeo que será usada no evento
Identifique o computador, o ponto de entrega do sinal e cada equipamento até a tela. Peça ao técnico que confirme os formatos e o acesso aos controles do sistema instalado. Use uma amostra dos arquivos do evento e observe o resultado da área do público.
Quando o equipamento permitir consultar o estado da entrada, salve os dados exibidos junto com a fonte usada. O guia do projetor (guia em espanhol) traz um exemplo para um modelo específico. Para preparar os arquivos, consulte apresentações para LED (guia em espanhol) e adapte o teste à tela que a sala realmente terá.
Ouça o som pela conexão combinada
Combine o que cada parte entrega e recebe: vozes, vídeos, música, retorno de chamada ou mixagem para gravação. Identifique o conector, o nível e os canais com os dois técnicos. Teste uma voz e um vídeo por esse caminho de sinal e ouça o resultado nas áreas que o sistema do local cobrirá.
O número de uma mixagem e a conexão física são verificados separadamente. O guia de patch da Yamaha QL (guia em espanhol) mostra uma verificação para esse sistema. Registre as portas e os responsáveis do seu evento e amplie o diagrama com o guia de painel híbrido (guia em espanhol) se houver participantes a distância.
Combine a rede com TI e teste o aplicativo do evento
Peça o ponto de conexão, a forma de acesso, o horário de disponibilidade e o contato de TI. Informe qual aplicativo será usado, quais equipamentos serão conectados e o que será enviado ou recebido. Combine um teste no mesmo local e na mesma conexão previstos para a operação.
Se a chamada for pelo Teams, use o guia de conectividade do serviço (guia em espanhol) para preparar a revisão com TI. Teste voz, câmera e compartilhamento de tela com os equipamentos da sessão. Para o encoder e o envio da transmissão ao vivo, faça também as verificações de internet para eventos (guia em espanhol).
Ensaie as transições da programação com os operadores
Ensaie a entrada de um palestrante, a apresentação, um vídeo com som, uma chamada e uma pausa conforme a programação. Identifique quem dá cada aviso e quem verifica o resultado na sala, na transmissão ou na gravação. Anote o momento e o destino de qualquer diferença para poder repetir aquele trecho.
Combine o que será exibido ou ouvido enquanto um problema é resolvido e quem decide usar essa alternativa. Se faltar testar um caminho de sinal, marque-o como pendente e defina um responsável e um prazo. Um teste isolado feito em outro dia precisa ser comparado aos equipamentos, arquivos e à configuração do evento.
Encerre a reunião com uma ficha que a equipe possa acompanhar
Baixe a ficha de coordenação com o local. Preencha os dados confirmados e registre cada pendência com responsável, data e verificação necessária. Guarde a versão da programação e da planta usada na reunião. Diferencie solicitação enviada, dados confirmados e testes realizados: registre quem respondeu ou testou e em quais condições.
Ao terminar a montagem, reveja as mudanças com o técnico do local. Combine o que ficará instalado, quem retirará cada item e como a sala será devolvida. Compartilhe a ficha atualizada com os responsáveis; as instruções que mudam o evento também precisam chegar à operação.
A ficha é um modelo para preencher: baixá-la ou completá-la não envia uma consulta nem confirma uma reserva. Você pode consultar com dados ainda indefinidos e sem conhecer os modelos dos equipamentos.
Perguntas frequentes
Como saber se o sistema audiovisual do hotel atende ao meu evento?
Peça a lista dos equipamentos disponíveis para a data, o que está incluído, quem opera e onde cada sinal é conectado. Compare com a programação e teste os caminhos de sinal combinados com o técnico do local.
Quem deve participar da reunião técnica com o local?
Organização, produção e quem puder confirmar audiovisual, acessos e rede, conforme a necessidade. Anote quem autoriza mudanças e quais contatos estarão disponíveis durante a montagem e o evento.
Podemos usar parte do sistema do hotel e trazer o restante?
Combine essa solução com o local. Identifique o que cada parte fornece, onde conecta e quem opera; ensaie o caminho completo com os técnicos envolvidos.
Uma foto do conector basta para preparar a conexão?
A foto ajuda a reconhecer o conector. Também é necessário identificar o equipamento, a função daquele ponto e os dados do sinal. Peça ao técnico do local que confirme o caminho e teste com a fonte do evento.
Quando devemos testar a internet no salão?
Combine um teste antes do evento no local e na conexão previstos. Use o aplicativo, a conta e os equipamentos do evento e registre as pendências com TI.
E se a sala só estiver livre no dia do evento?
Defina com o local a sequência de acesso, montagem e ensaio. Identifique quais tarefas dependem da liberação da sala e anote os horários confirmados por cada responsável. Essa sequência permite verificar se haverá tempo para testar os caminhos de sinal do evento.
Como registrar algo que o local ainda não confirmou?
Marque como pendente, com responsável, data esperada e o dado ou teste necessário para encerrar o item. Quando a resposta chegar, atualize a ficha e avise a equipe afetada.
O que devemos enviar à GLMedia para coordenar o trabalho com o hotel?
Programação, planta, data, horários, público e destinos de imagem e som. Inclua as informações do sistema do local, os contatos técnicos e a ficha com as pendências para revisar o escopo.