Qué coordinar con el hotel o recinto antes del montaje audiovisual

Sentá a quienes pueden confirmar y resolver cada tema

Además del contacto comercial, pedí una persona del recinto que conozca el sistema audiovisual, alguien de IT si habrá conexiones y quien confirme los accesos. Anotá quién puede autorizar un cambio y qué contacto estará disponible durante el montaje y el show.

Compartí una versión del programa y del plano antes de la reunión. Marcá las actividades que cambian la sala: entrada de público, charla, panel, clip, invitado remoto o entretenimiento. Cuando se corrija el programa, avisá qué cambió y revisá los temas afectados con sus responsables.

Separá lo incluido, lo disponible y lo pendiente de confirmar

Para cada recurso, preguntá qué está incluido, quién lo entrega, quién lo opera y en qué horario puede usarse. Pedí modelo y datos de conexión cuando se vaya a incorporar un equipo del recinto. Una foto ayuda a reconocerlo; la disponibilidad para tu evento necesita confirmación.

Si participa un proveedor externo, acordá con el recinto las condiciones de ingreso, operación y coordinación que correspondan. Anotá los cargos o tareas adicionales que te comuniquen y quién los aprueba. Dejarlos asentados permite revisar el alcance antes de cerrar el pedido.

Recorré la entrada con los equipos que realmente van a llegar

Pasale al recinto dimensiones y peso de los bultos previstos y pedí que confirme el recorrido de carga. Revisen muelle, puertas, ascensores, pasillos y lugar de espera cuando formen parte del ingreso. Acordá quién recibe y qué cambia si llegan varios proveedores a la misma hora.

Anotá cuándo se libera la sala y cuándo deben terminar montaje, ensayo y retiro. Sumá los tiempos de acceso y las tareas que dependen de otra persona. Si hay una modificación de mobiliario o escenario, confirmá quién la hace y en qué momento estará lista para continuar.

Pedí puntos de energía y condiciones de montaje con datos del proyecto

El proveedor debe pasar los datos de alimentación de los equipos previstos; el responsable del suministro designado para el evento debe confirmar dónde y cómo puede suministrarlos. Registrá punto, circuito o identificación disponible, horario y responsable de la conexión. Pedí aclaración si la respuesta todavía no permite preparar el montaje.

Presentá también ubicación y necesidades de tarimas, soportes, pantallas, iluminación y recorridos de cable. Si el proyecto requiere fijaciones, cargas o trabajo en altura, pedí las condiciones y la aprobación técnica que correspondan a ese recinto y montaje. Usá las guías de tarimas e iluminación para preparar el pedido con el equipo.

Acordá quién maneja la luz de sala y las cortinas, y en qué estado se probará la presentación. Consultá si habrá actividades o tareas de servicio que coincidan con la charla. Anotá el contacto que puede atender esos cambios durante el show.

Probá la entrada de video que se va a usar durante el show

Identificá la computadora, el punto de entrega y cada equipo de la ruta hasta la pantalla. Pedí que el técnico confirme formatos y acceso a los controles del sistema instalado. Usá una muestra de los archivos del evento y mirá el resultado desde el público.

Cuando el equipo permite consultar el estado de entrada, guardá los datos que muestra junto con la fuente utilizada. La ayuda del proyector es un ejemplo para un modelo concreto. Para preparar los archivos, revisá presentaciones para LED y adaptá el ensayo a la pantalla que realmente tendrá tu sala.

Escuchá el sonido desde la conexión acordada

Acordá qué entrega cada parte y qué recibe la otra: voces, clips, música, retorno de llamada o mezcla para grabación. Identificá conector, nivel y canales con ambos técnicos. Probá una voz y un clip por esa ruta y escuchá el resultado desde las zonas que cubrirá el sistema del recinto.

El número de una mezcla y la conexión física se revisan por separado. La ayuda de patch de Yamaha QL muestra una comprobación para ese sistema. Registrá los puertos y responsables de tu evento y ampliá el dibujo con la guía de panel híbrido si participan personas a distancia.

Coordiná la red con IT y ensayá la aplicación del evento

Pedí punto de conexión, forma de acceso, horario de disponibilidad y contacto de IT. Contá qué aplicación se usará, qué equipos se conectarán y qué se enviará o recibirá. Acordá una prueba en la misma ubicación y conexión previstas para operación.

Si la llamada será por Teams, usá la ayuda de conectividad del servicio para preparar la revisión con IT. Probá voz, cámara y pantalla compartida con el equipo de la charla. Para el encoder y el envío del directo, completá también las comprobaciones de internet para eventos.

Ensayá los cambios del programa con quienes operarán

Recorré una entrada de orador, presentación, clip con sonido, llamada y pausa según el programa previsto. Identificá quién da cada aviso y quién confirma el resultado en sala, directo o grabación. Anotá el momento y el destino de cualquier diferencia para poder repetir esa parte.

Acordá qué se mostrará o escuchará mientras se resuelve un problema y quién decide usar esa opción. Si falta probar una ruta, dejala como pendiente y asigná responsable y horario de cierre. Una prueba aislada hecha otro día necesita compararse con los equipos, archivos y configuración del evento.

Cerrá la reunión con una ficha que pueda seguir el equipo

Descargá la ficha de coordinación con el recinto. Completá lo confirmado y registrá cada pendiente con responsable, fecha y comprobación necesaria. Guardá qué versión de programa y plano se usó para esa reunión. Separá pedido enviado, datos confirmados y pruebas realizadas: registrá quién respondió o probó y en qué condiciones.

Al terminar el montaje, revisá los cambios con el técnico del recinto. Acordá qué queda instalado, quién retira cada elemento y cómo se entrega la sala. Compartí la última ficha con los responsables del trabajo; las instrucciones que cambian el show deben llegar también a operación.