Production · Guide pratique
Que coordonner avec l’hôtel ou le lieu avant le montage audiovisuel ?
Le devis peut être accepté sans que l’on sache encore qui ouvrira la salle, où raccorder le signal ou quand le technicien de l’hôtel sera disponible. Réunissez l’organisation, la production et le lieu pour traiter ces questions. Pour chaque point en suspens, définissez une action, un responsable et une vérification.
Réunir les personnes capables de confirmer et de résoudre chaque point
En plus du contact commercial, demandez la présence d’une personne connaissant le système audiovisuel du lieu, d’un contact informatique si une connexion réseau est nécessaire et du responsable des accès. Notez qui peut autoriser une modification et qui sera joignable pendant le montage et l’événement.
Partagez une version du programme et du plan avant la réunion. Repérez les séquences qui modifient l’utilisation de la salle : entrée du public, intervention, table ronde, vidéo, invité à distance ou animation. À chaque révision du programme, indiquez les changements et revoyez les points concernés avec leurs responsables.
Distinguer ce qui est inclus, disponible ou encore à confirmer
Pour chaque ressource, demandez ce qui est inclus, qui la fournit, qui l’exploite et à quels horaires elle est utilisable. Demandez le modèle et les caractéristiques de raccordement de tout équipement du lieu que vous comptez utiliser. Une photo aide à l’identifier ; sa disponibilité pour votre événement doit être confirmée.
Si un prestataire extérieur intervient, convenez avec le lieu des conditions d’accès, d’exploitation et de coordination applicables. Notez les frais ou tâches supplémentaires annoncés et la personne qui les approuve. Vous pourrez ainsi revoir le périmètre avant de finaliser la commande.
| Besoin de l’événement | Points à confirmer | Personne qui confirme | Essai ou décision restant à prévoir |
|---|---|---|---|
| Présentation sur l’écran de la salle | Matériel, entrée, format et accès aux commandes | Technicien audiovisuel du lieu et opérateur vidéo | Afficher le fichier par le circuit convenu |
| Voix et vidéos sur la sonorisation de la salle | Raccordement, niveau, canaux et zones du système | Technicien son du lieu et opérateur de l’événement | Écouter les sources depuis les zones prévues |
| Participant à distance | Connexion, accès au service, comptes et date de répétition | Équipe informatique, organisation et opérateur de l’appel | Écouter, voir et partager du contenu dans les deux sens |
| Montage et démontage | Accès, parcours, horaires et accompagnement nécessaire | Exploitation du lieu et production | Parcours et horaires confirmés dans la fiche |
Vérifier le parcours de livraison avec le matériel prévu
Transmettez au lieu les dimensions et le poids des colis prévus et demandez confirmation du parcours de livraison. Vérifiez le quai, les portes, les ascenseurs, les couloirs et la zone d’attente concernés. Convenez de la personne chargée de la réception et de l’organisation à prévoir si plusieurs prestataires arrivent en même temps.
Notez quand la salle sera disponible et les heures de fin du montage, de la répétition et du démontage. Prévoyez le temps d’accès et les tâches dépendant d’un autre intervenant. Si du mobilier ou une scène doit être déplacé, confirmez qui s’en charge et à quel moment la suite du travail pourra commencer.
Demander les alimentations et les conditions de montage adaptées au projet
Le prestataire doit communiquer les besoins électriques du matériel prévu ; le responsable de l’alimentation désigné pour l’événement doit confirmer où et comment ils peuvent être couverts. Notez le point, le circuit ou l’identifiant disponible, les horaires et le responsable du raccordement. Demandez des précisions si la réponse ne permet pas encore de préparer le montage.
Présentez également l’emplacement et les besoins des praticables, supports, écrans, éclairages et passages de câbles. Si le projet comporte des fixations, des charges ou du travail en hauteur, demandez les conditions et validations techniques applicables à ce lieu et à ce montage. Utilisez les guides sur les praticables (guide en espagnol) et l’éclairage (guide en espagnol) pour préparer la demande avec l’équipe.
Convenez de la personne qui commande l’éclairage de la salle et les rideaux, ainsi que des conditions d’essai de la présentation. Demandez si d’autres activités ou interventions de service auront lieu pendant la séance. Notez le contact capable de gérer ces changements pendant l’événement.
Tester l’entrée vidéo qui servira pendant l’événement
Identifiez l’ordinateur, le point de raccordement entre les systèmes et chaque appareil jusqu’à l’écran. Demandez au technicien de confirmer les formats et l’accès aux commandes du système installé. Utilisez des fichiers de l’événement et observez le résultat depuis le public.
Lorsque l’appareil affiche l’état du signal d’entrée, conservez ces informations avec la source utilisée. Le guide du vidéoprojecteur (guide en espagnol) donne un exemple pour un modèle précis. Pour préparer les fichiers, consultez les présentations pour écrans LED (guide en espagnol) et adaptez l’essai à l’écran réellement prévu dans la salle.
Écouter le son depuis le raccordement convenu
Convenez de ce que chaque partie fournit et reçoit : voix, vidéos, musique, retour d’appel ou mixage d’enregistrement. Identifiez avec les deux techniciens le connecteur, le niveau et les canaux. Testez une voix et une vidéo par ce circuit, puis écoutez le résultat depuis les zones couvertes par le système du lieu.
Le numéro du mixage et le raccordement physique se vérifient séparément. Le guide de patch Yamaha QL (guide en espagnol) présente une vérification pour ce système. Notez les ports et les responsables de votre événement et complétez le schéma avec le guide de la table ronde hybride (guide en espagnol) si des personnes interviennent à distance.
Préparer le réseau avec l’équipe informatique et tester l’application
Demandez le point de connexion, le mode d’accès, les horaires de disponibilité et un contact informatique. Précisez l’application utilisée, les équipements connectés et les flux envoyés ou reçus. Convenez d’un essai à l’emplacement et sur la connexion prévus pour l’exploitation.
Si l’appel utilise Teams, consultez le guide de connectivité du service (guide en espagnol) pour préparer la vérification avec l’équipe informatique. Testez la voix, la caméra et le partage d’écran avec le matériel de la séance. Pour l’encodeur et la diffusion en direct, effectuez aussi les vérifications du guide internet pour événements (guide en espagnol).
Répéter les transitions du programme avec les opérateurs
Répétez une entrée d’intervenant, une présentation, une vidéo avec son, un appel et une pause selon le programme prévu. Identifiez qui donne chaque signal et qui vérifie le résultat en salle, en direct ou dans l’enregistrement. Notez le moment et la destination de chaque écart pour pouvoir reprendre la séquence.
Convenez de ce qui sera diffusé à l’image ou au son pendant la résolution d’un problème et de la personne qui décide d’utiliser cette solution. Si un circuit reste à tester, notez-le avec un responsable et une échéance. Un essai isolé réalisé un autre jour doit être comparé au matériel, aux fichiers et à la configuration de l’événement.
Terminer la réunion avec une fiche exploitable par l’équipe
Téléchargez la fiche de coordination avec le lieu. Complétez les informations confirmées et notez chaque point en suspens avec un responsable, une date et la vérification nécessaire. Conservez les versions du programme et du plan utilisées en réunion. Distinguez demande envoyée, informations confirmées et essais réalisés : notez qui a répondu ou testé, et dans quelles conditions.
À la fin du montage, revoyez les modifications avec le technicien du lieu. Convenez de ce qui reste installé, de la personne qui retire chaque élément et des conditions de restitution de la salle. Partagez la dernière fiche avec les responsables ; toute consigne qui modifie l’événement doit aussi parvenir aux opérateurs.
La fiche est un modèle à remplir : la télécharger ou la compléter n’envoie aucune demande et ne confirme aucune réservation. Vous pouvez nous contacter avec des informations encore à définir, sans connaître les modèles de matériel.
Questions fréquentes
Comment savoir si le système audiovisuel de l’hôtel convient à mon événement ?
Demandez la liste du matériel disponible à la date prévue, ce qui est inclus, qui l’exploite et où raccorder chaque signal. Comparez ces informations au programme et testez les circuits convenus avec le technicien du lieu.
Qui doit participer à la réunion technique avec le lieu ?
L’organisation, la production et les personnes pouvant confirmer l’audiovisuel, les accès et le réseau selon les besoins. Notez qui autorise les modifications et qui sera joignable pendant le montage et l’événement.
Peut-on utiliser une partie du système de l’hôtel et apporter le reste ?
Convenez de cette combinaison avec le lieu. Identifiez ce que chacun fournit, les raccordements et les opérateurs ; répétez le circuit complet avec les techniciens concernés.
Une photo du connecteur suffit-elle pour préparer le raccordement ?
La photo aide à reconnaître le connecteur. Il faut aussi identifier l’appareil, la fonction de ce point et les caractéristiques du signal. Demandez au technicien du lieu de confirmer le circuit et testez-le avec la source de l’événement.
Quand faut-il tester internet dans la salle ?
Prévoyez un essai avant l’événement à l’emplacement et sur la connexion retenus. Utilisez l’application, le compte et le matériel de l’événement et notez les points en suspens avec l’équipe informatique.
Que faire si la salle n’est libre que le jour de l’événement ?
Définissez avec le lieu l’enchaînement des accès, du montage et de la répétition. Identifiez les tâches qui attendent la libération de la salle et notez les horaires confirmés par chaque responsable. Vérifiez ainsi qu’il reste du temps pour tester les circuits de l’événement.
Comment consigner un point que le lieu n’a pas encore confirmé ?
Notez-le comme étant en attente, avec un responsable, une date attendue et l’information ou l’essai nécessaire pour le clôturer. À réception de la réponse, mettez la fiche à jour et prévenez l’équipe concernée.
Que faut-il envoyer à GLMedia pour coordonner le travail avec l’hôtel ?
Le programme, le plan, la date, les horaires, le public et les destinations de l’image et du son. Ajoutez les informations sur le système du lieu, les contacts techniques et la fiche des points en suspens pour examiner le périmètre de la prestation.