Quai de livraison : enregistrement, EAC et réservation

Marshalling yard : s’enregistrer puis attendre l’appel au quai

Le marshalling yard est la zone d’enregistrement et d’attente des véhicules lorsque le salon organise ainsi la réception. Demandez les consignes de votre événement : lieu, horaires d’enregistrement, documents de fret, créneau prévu et mode d’appel. Confirmez si la procédure concerne votre véhicule et s’applique aussi à la reprise.

Préparez une fiche transporteur avec événement, exposant, stand ou salle, bâtiment, nombre de livraisons et contact de réception. Listez les documents demandés, par exemple un connaissement (BOL) ou un ticket de pesée selon le cas. Leur transmission ne prouve pas que l’enregistrement est terminé.

IAAPA Expo 2026, OCCC South et West : GES prévoit des livraisons distinctes pour les stands des deux bâtiments, avec retour au marshalling et nouvelle file après la première. Cette condition concerne cette édition, pas tous les événements de l’OCCC.

Pour deux destinations, coordonnez les deux avant de réserver la journée du camion. Attente, réception de chaque groupe et acheminement intérieur peuvent modifier le plan. Ne considérez pas le marshalling comme un entrepôt ou un parking pour tout le salon : confirmez séparément la destination du véhicule après déchargement.

Si des flight cases vidéo doivent rejoindre deux stands, comparez une séquence acceptée par le salon à deux livraisons, avec réception et coûts à chaque destination. Un croquis préliminaire permet d’entamer l’étude avant le manifeste définitif.

Badges et EAC : préciser qui entre et pour quelle intervention

Un EAC —Exhibitor Appointed Contractor— est un prestataire mandaté par l’exposant en dehors du prestataire général ou officiel, selon la définition du salon. Pour une équipe audiovisuelle, demandez comment enregistrer l’entreprise et quel accès correspond à chaque rôle : conduite, livraison, installation, exploitation ou démontage.

Distinguez accès du véhicule, badge individuel et autorisation de la prestation. Un badge exposant ne remplace pas une réservation de quai et n’autorise pas automatiquement la manutention du fret ou l’utilisation d’un chariot élévateur. Précisez aussi si le conducteur livre uniquement à la réception ou doit entrer dans la salle.

Exemple IAAPA Expo 2026 : l’avis EAC de GES relève de l’exposant ; le prestataire complète ses documents. L’accord du salon conserve des services exclusifs, dont le drayage, hors de l’autorisation générale EAC. Examinez ces textes pour le périmètre du stand.

• Entreprise et rôle de chaque équipe, lien avec l’exposant et destination du fret.
• Enregistrement demandé, accusé reçu et acceptation confirmée par le canal du salon.
• Badges, horaires et zones autorisées au montage et au démontage.
• Prestations commandées à l’opérateur officiel et audiovisuel confié à l’équipe externe.

Demandez à l’organisation ou au contact exposants les délais et documents applicables avant de confirmer le personnel. Si une attestation d’assurance (COI) est exigée, coordonnez-le avec le prestataire et son agent ; l’envoi du certificat ne vaut pas acceptation automatique. Les données personnelles et documents d’accès s’échangent par le canal privé désigné, pas dans une demande publique.

Si le camion livre les flight cases et qu’une autre équipe les installe, préparez les deux accès et la réception intermédiaire. Si une autorisation manque, examinez la livraison au point permis ou la prestation officielle nécessaire, sans présumer que l’acheminement intérieur est autorisé.

Réservation du quai : confirmer les prestations et conditions

Avant de finaliser le transport, demandez si le salon utilise un rendez-vous de quai individuel, un créneau par stand ou l’appel depuis le marshalling. Notez qui attribue l’accès et comment la réception du véhicule est confirmée. Les horaires généraux de montage préparent la demande, sans remplacer la réponse pour cette livraison.

Demandez séparément transport, enregistrement ou réservation, déchargement, acheminement ou material handling, matériel, opérateur, attente et stationnement. Ne supposez pas le quai gratuit ni un tarif de déchargement tout compris. Sans devis définitif, commencez avec photos, liste des colis et créneau envisagé.

Si un camion avec hayon peut rejoindre le site mais que le personnel de réception manque au créneau demandé, comparez un autre horaire ou la prestation nécessaire avant de confirmer le véhicule. Le hayon ne remplace pas l’autorisation du lieu et ne définit pas les tâches permises à chaque prestataire.

Préparez aussi la reprise : libération du fret, accès du transporteur et réception de sortie. Conservez une version de la fiche que pourront suivre organisation, montage et transport si le programme change.