Muelle de carga: registro, EAC y reserva para eventos

Marshalling yard: registrarse y esperar la llamada al muelle

El marshalling yard es el área de registro y espera de vehículos cuando el evento organiza su recepción de esa manera. Pedí la instrucción de tu feria: lugar, horario de check-in, documentación de carga, turno previsto y forma de llamada. Confirmá si ese procedimiento incluye tu tipo de vehículo y si se repite para el retiro.

Prepará una ficha para el transportista con evento, expositor, stand o salón, edificio, cantidad de entregas y contacto de recepción. Listá los documentos que pida el manual, por ejemplo un documento de transporte (BOL) o comprobante de peso cuando corresponda. Un envío de esa información no equivale a haber completado el registro.

IAAPA Expo 2026, OCCC South y West: GES indica entregas separadas para stands en ambos edificios y regreso al marshalling para volver a la fila tras la primera entrega. Es una condición de esa edición, no de todos los eventos del OCCC.

Si tu carga va a dos destinos, pedí que se coordinen ambos antes de contratar la jornada del camión. La espera, la recepción de cada grupo y el traslado interior pueden cambiar el plan. No tomes el área de marshalling como depósito de mercadería o estacionamiento durante todo el show: consultá por separado dónde queda el vehículo después de descargar.

Si los cases de video deben llegar a dos stands, compará una secuencia aceptada por el evento con dos entregas contratadas, considerando recepción y costos en cada destino. El croquis inicial puede servir para plantear la consulta, aunque el manifiesto final llegue después.

Credenciales y EAC: identificá quién entra y para qué

Un EAC —Exhibitor Appointed Contractor— es un proveedor contratado por el expositor fuera del contratista general u oficial, según la definición del evento. Si llevás personal audiovisual, consultá cómo se registra esa empresa y qué acceso corresponde a cada función: conductor, entrega, instalación, operación o desmontaje.

Separá tres consultas: acceso del vehículo, credencial de la persona y autorización del servicio. Un pase de expositor no reemplaza la reserva del muelle ni habilita automáticamente a mover mercadería o utilizar un autoelevador. Confirmá también si el conductor sólo entrega en recepción o necesita entrar al salón.

Ejemplo IAAPA Expo 2026: el aviso de contratación EAC de GES corresponde al expositor; el proveedor completa su documentación. El acuerdo del evento mantiene servicios exclusivos, como drayage, fuera de la autorización general del EAC. Revisá esos documentos para el alcance de tu stand.

• Empresa y función de cada equipo de trabajo; vínculo con el expositor y destino de la carga.
• Registro solicitado, comprobante recibido y aceptación confirmada por el canal del evento.
• Credenciales, horario y zonas permitidas para montaje y desmontaje.
• Servicios que se contratan al proveedor oficial y servicios audiovisuales a cargo del equipo externo.

Pedí a organización o al contacto de exhibidores el plazo y los documentos aplicables antes de cerrar personal. Si se requiere un certificado de seguro (COI), coordiná la solicitud con el proveedor y su agente; no tomes una constancia enviada como aceptación automática. Los datos personales y documentos de acceso se intercambian por el canal privado indicado, no en una consulta pública.

Si el camión entrega los cases y otro equipo se ocupa de instalarlos, prepará ambos accesos y la recepción intermedia. Si falta una autorización, revisá una entrega al punto permitido o el servicio oficial necesario, sin dar por habilitado el traslado interior.

Reserva de muelle: confirmá qué incluye y en qué condiciones

Antes de cerrar el transporte, consultá si el evento usa cita individual de muelle, ingreso por turno de stand o llamada desde marshalling. Registrá quién asigna el acceso y cómo confirma la recepción de tu vehículo. Un horario general de move-in sirve para preparar el pedido, pero no reemplaza la respuesta para esa entrega.

Pedí por separado transporte, registro o reserva, descarga, traslado interior o material handling, equipo, operador, espera y parking. No asumas que el muelle es gratuito ni que una tarifa de descarga incluye toda la logística. Si todavía falta la cotización, podés consultar primero con fotos, lista de bultos y una ventana tentativa.

Si el camión con liftgate puede llegar al predio pero falta personal para recibirlo en el turno solicitado, compará otro horario o el servicio necesario antes de confirmar el camión. La plataforma del vehículo no reemplaza la autorización del recinto ni acredita qué tareas puede realizar cada proveedor.

Prepará también el retiro: hora de liberación de carga, acceso del transportista y punto de recepción de salida. Guardá una versión de la ficha que puedan seguir organización, montaje y transporte cuando cambie el programa.