Video · Guía de software
PowerPoint 2024 para eventos: videos, fuentes y notas del orador
Prepará la presentación en la computadora y las pantallas que se usarán en el evento, además de revisarla con el orador. Esta guía reúne medios, tipografías y destinos para PowerPoint 2024 de escritorio. Los pasos de configuración de pantallas corresponden a Windows; consultá los recorridos propios de las ediciones web y Mac antes de aplicar esos pasos en otro entorno.
Recibí una versión identificada y sus recursos
Anotá sala, orador, responsable de aprobación y nombre de versión. Pedí proporción de diapositiva, videos con audio, necesidad de notas y cambios pendientes. Guardá un PDF de referencia si el autor lo entrega; sirve para comparar diseño, pero no conserva por sí solo videos y animaciones.
Trabajá con una copia local de la presentación y sus recursos autorizados. Si el archivo está en la nube, confirmá qué copia se abrirá y qué funciones necesitan conexión. Acordá con el orador la versión que se usará e identificá esa copia, aunque el nombre del archivo ya diga final.
Archivo aprobado + recursos → copia de ensayo → diapositivas al público / vista del orador
¿El video quedó dentro o depende de otro archivo?
Microsoft distingue insertar un video embebido y vincularlo. El vínculo puede romperse al mover la presentación; reuní el archivo vinculado y comprobá su ruta. Para Windows, File → Info informa sobre medios y enlaces cuando corresponde.
Microsoft recomienda MP4 con video H.264 y audio AAC para esta ruta; verificá esos codecs además de la extensión MP4. Ensayá un fragmento en modo presentación y revisá el inicio al clic o automático, la imagen al terminar el video, el audio y el regreso a la diapositiva. Si usás video online, comprobá el acceso y acordá una alternativa autorizada antes del evento.
¿Cambian los saltos de línea o aparecen caracteres extraños?
Compará títulos, tablas y caracteres especiales con la referencia del autor. PowerPoint 2024 admite incrustación de fuentes, pero los permisos de cada tipografía pueden impedirla. En Windows se revisa en File → Options → Save; Mac tiene su propio recorrido de preferencias.
Si se permite editar después, evaluá incrustar todos los caracteres. Limitar la incrustación a los usados puede restringir cambios posteriores. Si no se puede incrustar, acordá una fuente alternativa con el autor y revisá el diseño. No instales tipografías ni transfieras licencias sin autorización.
Separá diapositivas, notas y puesto de operación
En PowerPoint 2024 para Windows, Presenter View muestra las notas y la próxima diapositiva mientras el público recibe la presentación. Prepará las pantallas en modo extendido y activá Use Presenter View en Slide Show. Revisá la asignación elegida y comprobá en cada pantalla lo que verá el público y lo que verá el orador, independientemente del orden en que se conectaron.
Si las notas aparecen en la pantalla del público, detené el ensayo y corregí la asignación de pantallas. Cuando haya más destinos, definí cuáles comparten imagen y cuáles necesitan una salida independiente. Para preparar el DSM y el control PerfectCue, consultá las guías enlazadas al final.
| Destino | Imagen que se propone verificar |
|---|---|
| Público | Diapositivas sin notas ni escritorio privado. |
| Orador | Notas y referencias acordadas, legibles desde su posición. |
| Operación | Control y vista necesarios, sin alterar la salida del público. |
Ensayá videos, notas y controles
Ejemplo: una conferencia combina notas del orador y dos videos. Prepará una copia identificada y una lista con la diapositiva de cada video, cómo comienza y qué sonido debe escucharse. Ensayá en la computadora y las pantallas previstas para comprobar esa configuración, además de revisar el archivo en la computadora del orador.
Como alternativa, un PDF puede cubrir contenido estático aprobado; un video exportado puede servir si se acepta perder navegación y animaciones interactivas. Cualquier conversión requiere revisión del autor.
- Recorré una diapositiva con tipografías sensibles, cada video y una transición con animación.
- Comprobá imagen y audio desde el destino público; revisá las notas desde el destino del orador.
- Probá avance, regreso, pausa y salida. Registrá versión, build, archivo usado y pendientes antes de aceptar cambios de último momento.
Entrega por sala: PowerPoint, Keynote y ProPresenter
Organizá la entrega por sala y bloque, aunque todas las presentaciones sean del mismo evento. Para cada uno, identificá la versión acordada, quién confirma el contenido, la computadora y aplicación de destino y los puntos pendientes de revisión. Usá este registro para entregar archivos de PowerPoint, Keynote y ProPresenter; consultá sus guías para las funciones de cada programa.
Recepción → copia de revisión → aprobación del contenido → copia de sala identificada → pase
| Campo | Dato que se completa antes del pase |
|---|---|
| Identidad | Sala, bloque, orador, orden, nombre y versión exacta del archivo. |
| Recursos | Editable, medios vinculados, fuentes permitidas y referencia visual. |
| Destino | Aplicación/versión/build, sistema, copia local y notas requeridas. |
| Estado | Recibido → revisado → aprobado → habilitado para esa sala; responsable y hora/zona. |
¿Llegó una versión nueva cuando la anterior ya estaba aprobada?
Conservá la copia aprobada y guardá la revisión con otro nombre. Consultá qué diapositivas y recursos cambiaron, por qué y quién confirma el contenido. Podés identificarla como SalaA_Bloque03_v04_1630.pptx y agregar fecha y zona horaria en el registro de entrega. Confirmá cuál se usará con el orador y operación, además de revisar nombres como final o final2 y la hora de copia.
- Compará cambios y su efecto sobre orden, notas, tipografías y medios.
- Revisá el tramo modificado y sus transiciones de entrada/salida en el puesto previsto. Si cambia equipo o versión del software, ampliá la revisión.
- Confirmá la versión con quien aprueba el contenido y comunicá a operación el nombre exacto del archivo que se usará. Conservá identificada la versión anterior y acordá cómo volver a ella si hace falta.
¿El archivo abre, pero faltan videos o cambió el diseño?
En PowerPoint, revisá los medios vinculados y los permisos de tipografías como explica esta guía. En Keynote, conservá el .key y comprobá en PowerPoint cualquier exportación a .pptx. En ProPresenter, revisá tanto el contenido de la playlist como sus recursos en la computadora de destino; verificá que cada medio esté disponible, además de copiar la lista.
Para archivos en la nube, acordá qué versión se descargará y en qué momento quedará preparada para cada sala. Si cambia después, revisá la nueva copia y sus cambios antes de pasarla a operación. Conservá la copia que ya se está usando y trabajá los cambios por separado.
¿Qué se entrega si falta tiempo para revisar el cambio?
Si falta tiempo para revisar una corrección, indicá qué controles quedan pendientes y acordá con el orador y operación qué versión usar. Pueden evaluar conservar la anterior o preparar una alternativa estática, PDF o video. Revisen con el autor qué mantiene y qué cambia de la navegación, las notas, las animaciones y el sonido antes de elegirla.
Ejemplo: dos salas reciben una charla y sólo una pide una corrección. Identificá las versiones y confirmaciones por sala, revisá la corrección y comunicá qué copia se usará en cada una. Al entregar, incluí la lista de archivos, lo que se comprobó y los puntos que todavía requieren revisión o ensayo.