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Hynes Boston : accrochage selon la salle, AV et charges au sol
Le guide de planification 2026.2 du John B. Hynes Veterans Memorial Convention Center distingue halls, ballroom, salles et espaces publics. La MCCA doit approuver l’accrochage aérien et attribue des services exclusifs. Cette fiche prépare le périmètre sans l’autoriser.
1. Salle et autorité
Le Hynes comprend halls, auditorium, ballroom, salles et espaces préalables aux règles différentes. Le guide 2026.2 fait partie de l’Event License Agreement et prévient que conditions et prix peuvent changer. Rapprochez plan, espace loué et usage réel avant toute règle.
2. Accrochage en hall et ballroom
Dans les halls, le prestataire interne exclusif réalise accrochage motorisé, crank-ups et attaches structurelles. Le guide laisse un choix entre ce prestataire et le prestataire général pour certains accrochages non motorisés, sous limites et accord MCCA. Dans le ballroom, tout accrochage aérien relève du prestataire exclusif. Remettez plan et charges par point ; les valeurs d’une salle n’en valident pas une autre.
| Zone | Règle publiée | Avant conception |
|---|---|---|
| Halls | Motorisé : prestataire exclusif ; non motorisé : choix limité. | Vérifier MCCA et périmètre exact. |
| Ballroom | Accrochage aérien par prestataire exclusif. | Obtenir points et projet approuvé. |
| Salles de réunion | Accrochage aérien interdit. | Examiner appui au sol. |
| Lobbies et pré-fonction | Accrochage aérien interdit ; exception North Rotunda. | Demander accord spécifique. |
3. Salles, lobbies et panneaux
L’accrochage aérien est interdit dans les salles de réunion et lobbies/espaces de pré-fonction ; North Rotunda a une exception préapprouvée pour panneaux. Le prestataire exclusif exploite crank-ups et structures au sol selon l’espace. Une exception pour panneaux ne permet pas de suspendre écrans ou son.
4. AV extérieur et son maison
L’AV interne est préféré mais tout prestataire AV extérieur doit être approuvé au préalable. Le prestataire interne détient l’exclusivité du son maison ; une entreprise extérieure doit apporter une sonorisation indépendante. Définissez patch, exploitation, mixage et responsabilités avec Event Services Manager.
5. Services exclusifs et réseau
La MCCA cite électricité, téléphone, internet, plomberie, gaz, son maison et accrochage parmi les services exclusifs. Le Wi-Fi visiteurs n’est pas géré ; une production nécessitant une liaison fiable doit commander le service adapté. Aucun Wi-Fi indépendant sans accord écrit préalable.
| Service | Rôle publié | Commande événement |
|---|---|---|
| AV général | Interne préféré ; extérieur préapprouvé. | Définir matériel et exploitation. |
| Son maison | Prestataire interne exclusif. | Définir système indépendant ou intégré. |
| Électricité et internet | MCCA exclusif. | Commander puissance et réseau. |
| Haze ou fog | MCCA et Boston Fire Department. | Confirmer permis et présence. |
6. Sols, quais et fret
Le manuel indique 250 lb/ft² pour les sols des halls et 100 lb/ft² pour les espaces d’inscription/pré-fonction concernés. Ce sont des références de charge répartie, pas une validation des roues ou appuis concentrés. Le prestataire général organise manutention et quai avec la MCCA ; consignez poids, trajet et créneau.
7. Haze et sécurité
La MCCA doit approuver haze ou fog ; le guide le limite aux ballrooms et halls servant aux plénières ou événements spéciaux. Permis du Boston Fire Department et présence de pompiers concernent l’événement et son organisateur. Gardez les évacuations libres et resoumettez les changements.
8. Dossier d’approbation
Préparez contrat, plan de salle, schéma d’accrochage et charges par point, distinction motorisé/non motorisé, périmètre AV, système son, services et réseau, calcul de sol, logistique et décision haze. Séparez accords du site et de l’autorité.
Questions fréquentes
Le prestataire général peut-il tout suspendre dans les halls ?
Non. Dans les halls, son option se limite à certains accrochages aériens non motorisés soumis au guide. L’accrochage motorisé et les attaches à la structure relèvent du prestataire exclusif ; tout accrochage aérien demande l’accord de la MCCA.
Le haze est-il permis dans chaque salle ?
Non. L’usage approuvé se limite aux ballrooms et halls servant aux plénières ou événements spéciaux ; salles de réunion et zones de stands sont exclues. Il faut l’accord MCCA, un permis du Boston Fire Department et une présence de pompiers selon le cas.
Documentation officielle
Revue du 18 octobre 2026. Hynes Event Planning Guide version 2026.2, PDF de 70 pages : pp. PDF 8–10, 19–20, 26, 54–56 ; Exhibitor Ordering Guide 2026 pour les commandes ; plans officiels Hynes. Lecture ciblée. Aucun plan de points ni accord événementiel obtenu.