Matériel et services techniques
LED et audiovisuel au Hilton West Palm Beach
Écrans LED, son et équipe pour événements au Hilton West Palm Beach. Préparation pour Oceana, Coral et programmes utilisant également le centre de conventions.
Matériel, personnel et services du lieu
Hilton West Palm Beach est relié au PBCCC, mais leurs services doivent être attribués séparément. Identifiez le programme dans chaque bâtiment avant de réunir le devis technique.
| Intervention | Responsabilité proposée | Accord à confirmer | Qui établit le devis |
|---|---|---|---|
| Location de matériel | GLMedia : matériel compris dans le périmètre convenu. | Accès du prestataire extérieur et matériel autorisé. | GLMedia ; services du lieu séparément. |
| Montage et démontage | GLMedia ou équipe désignée par le lieu, selon autorisation. | Répartition du travail, horaires de livraison et chemins de câbles. | Le prestataire chargé du travail, identifié dans chaque commande. |
| Exploitation son, lumière et playback | Opérateurs désignés pour les systèmes et horaires réservés. | Interfaces du lieu, répétitions et responsabilités pendant le spectacle. | GLMedia pour ses opérateurs ; le lieu pour ses services. |
| Supervision technique | GLMedia supervise son matériel contractuel et coordonne les interfaces. | Qui supervise chaque prestataire et qui peut exécuter les travaux. | Distinguer supervision et main-d’œuvre de montage. |
| Électricité, rigging et raccordements aux systèmes du lieu | Prestataires désignés ou approuvés par le lieu. | Manuel actuel de l’événement, plans techniques et commandes de services. | Prestataires désignés ; demander le détail des frais du lieu. |
Le prix indicatif du LED compact ne comprend pas automatiquement son, lumière, services du lieu ou livraison à toute destination. Séparez matériel, transport, montage, supervision et exploitation dans le devis. Une structure au sol exige aussi une emprise autorisée et une vérification de la charge au sol et de la configuration proposée.
Il s’agit de règles générales publiées. Confirmez avec le lieu le manuel actuel de l’événement, les autorisations des prestataires et les commandes définitives pour votre date.
Un hôtel relié au centre de conventions
Oceana et Coral sont des salles distinctes. La liaison avec le Palm Beach County Convention Center n'autorise pas automatiquement le transport des flight-cases ou le partage du réseau : confirmez le parcours et les responsabilités dans chaque établissement.
Deux établissements, deux confirmations
Si le programme occupe l'hôtel et le centre de conventions, envoyez les plans des deux sites. Nous définissons le matériel par zone et vérifions le parcours de transport, les liaisons de signal et les responsabilités avec chaque lieu.
Transport et séjour de l'équipe
Indiquez les jours d'événement, les horaires d'essais et l'enlèvement. Le transport part de Miramar et est chiffré pour West Palm Beach ; le tarif local de référence de 30 miles à l'aller ne s'applique pas automatiquement. L'équipe et les services de l'hôtel sont détaillés séparément.
Pour poursuivre votre visite
Données techniques et références
| Espace | Donnée publiée | Point à prévoir |
|---|---|---|
| Oceana Ballroom | 13 366 sq ft | 23 ft de hauteur sous plafond ; divisible en quatre sections |
| Coral Ballroom | 5 850 sq ft | 21 ft de hauteur sous plafond ; divisible en cinq sections |
| Gardenia | 950 sq ft | Petite salle de réunion |
Confirmez avec le site les dimensions et la division de la salle réservée. Le plan final doit tenir compte du matériel, de la circulation, de l'accessibilité et des charges.
Demandez un devis
Envoyez la date, le lieu et la prestation souhaitée. Le devis détaille le matériel, le travail de l'équipe et les conditions de réservation.
Envoyer les détails ↗Questions pratiques avant de réserver
Qui organise les accréditations et l'accès de l'équipe technique ?
L'organisateur ou le site communique la procédure et la date limite d'inscription. Nous coordonnons les informations nécessaires concernant l'équipe, mais l'accord appartient à l'événement ou au service de sécurité. Confirmez l'entrée de service, le point d'accréditation, les horaires et l'autorisation de déchargement. Les billets des invités sont distincts des accréditations techniques.
Quelles dimensions du monte-charge vous faut-il ?
Envoyez les dimensions de passage libre de la porte, la largeur et la profondeur de la cabine, la charge admissible et le parcours du quai à la salle. Nous vérifions le plus grand flight-case chargé et les éléments de support, pas seulement une dalle LED. Incluez les virages, les rampes et la protection du sol. Un système modulaire peut aider, mais les dimensions de l'écran ne garantissent pas le passage du matériel.
Peut-on transformer une salle de réunion en salle de dîner le même jour ?
Envoyez les deux plans et le temps disponible entre les activités. Nous identifions le matériel qui peut rester et celui qui doit être déplacé, recâblé ou testé à nouveau. La transformation demande du personnel et un plan d'accès coordonné avec le traiteur et les autres prestataires. Une courte pause ne suffit pas forcément pour remonter une scène ou un mur LED.
Questions à régler avant réservation
Faut-il coordonner ensemble les systèmes HF de l’hôtel et du centre ?
Associez les deux équipes si les programmes sont proches ou si le matériel circule. Partagez systèmes et canaux, puis testez sur place. La liaison ne garantit ni fréquences compatibles ni assistance commune. Désignez coordination et responsables des micros dans chaque salle.
Que change une pelouse extérieure dans un devis lumière ?
Elle ajoute matériel adapté, supports stables autorisés, protection des câbles et plan météo. Envoyez implantation, horaires et points permis. Testez chemins et intervenants sans éblouir les invités. Chiffrez séparément la solution intérieure en cas de repli.
Peut-on déplacer le matériel par la liaison vers PBCCC ?
Confirmez le parcours avec les deux établissements. Un passage clients n’est pas automatiquement une voie de livraison. Vérifiez dimensions libres, protection, horaires et accompagnement. Pour exploiter un système dans les deux bâtiments le même jour, prévoyez raccordement et essais ou des systèmes distincts.