Recintos · Rigging y LED
Gaylord Texan: Longhorn, rigging y producción externa
Gaylord Texan combina Longhorn Exhibition Hall, ballrooms, breakout y Glass Cactus. Las Production Guidelines 2024 de Encore distinguen las tareas exclusivas del proveedor interno y los requisitos para una producción externa. Verificá su vigencia con el hotel para cada contrato.
1. Espacio y documento vigente
La web Marriott distingue Longhorn Exhibition Hall, Texas y Grapevine Ballrooms, Vineyard Tower, salas menores y Glass Cactus. Identificá la división exacta en contrato y plano. La tabla comercial de capacidad no incluye escenario, pantallas ni control; el aforo final depende del layout.
2. Longhorn y otras salas
Longhorn puede dividirse en sectores A–F; sus puertas, alturas y rutas deben revisarse con planos actuales. Glass Cactus tiene un régimen AV distinto. No traslades reglas de un ballroom a Longhorn ni consideres el espacio total como autorización de montaje.
3. Rigging y truss
Las Production Guidelines 2024 dicen que Encore diseña, instala y retira en exclusiva todo rigging en espacios de reunión, incluidos banners. También le reservan crank towers, truss volado y estructuras de truss de piso con varios apoyos y miembros horizontales. Solicitá CAD, puntos, cargas y revisión por el supervisor; no uses el techo por cuenta propia.
| Tarea | Rol según guía 2024 | Control |
|---|---|---|
| Rigging y banners | Riggers Encore exclusivos. | Puntos y plot aprobados. |
| Truss volado y ciertos apoyos de piso | Encore exclusivo. | Geometría y cargas. |
| AV en Glass Cactus | Encore exclusivo. | Alcance contractual. |
| Energía e internet | Encore no los gestiona. | Proveedor y pedido al hotel. |
4. Plazos y planos
El documento pide Schedule Rigging Services y plano de rigging a escala 21 días antes del load-in. También exige cronograma completo de ingreso/salida y diagramas de espacios 14 días antes. Son plazos publicados en 2024; confirmá si el contrato actual mantiene los mismos cortes y entregá cambios para nueva revisión.
| Entregable | Plazo publicado | Pendiente |
|---|---|---|
| Plot de rigging a escala | 21 días antes del ingreso. | Confirmar plazo vigente. |
| Cronograma y diagramas | 14 días antes del ingreso. | Incluir cada sala. |
| Sistemas fijos | Acceso con supervisión Encore. | Patch y técnico. |
| Protección de alfombra | Montaje y desmontaje. | Ruta y materiales. |
5. AV externo y sistemas fijos
Glass Cactus figura como espacio de AV exclusivo Encore. Los sistemas permanentes de audio e iluminación los opera el hotel; una empresa externa puede conectarse bajo supervisión de Encore y con técnico de la casa. Esto no convierte todo el AV del resort en exclusivo. Definí patch, operación y costos con el hotel.
6. Piso, carga y cronograma
La guía exige protección de alfombra para road cases, escenarios y recorridos durante montaje y desmontaje; también prevé supervisor Encore en salas durante esas etapas. Coordiná muelle, montacargas, pesos y recorrido con el hotel. No se publican cargas de piso suficientes para aprobar una pantalla o apoyo concreto.
7. Energía, red y radiofrecuencia
Encore declara expresamente que no gestiona energía ni internet en Gaylord Texan. Solicitá al hotel proveedor, acometidas y red de producción. El documento lista frecuencias internas de 2024 y asigna a la producción externa la coordinación RF; escaneá el entorno actual, sin reutilizar esa lista como reserva vigente.
8. Paquete para aprobación
Prepará contrato, sala, CAD vigente, plot de rigging con cargas, lista de truss y banners, cronograma y diagramas, layout/aforo, protección de piso, patch de sistemas fijos, potencia, internet y plan RF. Separá aprobaciones de Encore, hotel, organizador y autoridad.
Preguntas frecuentes
¿Encore es exclusivo para todo el AV de Gaylord Texan?
No según las Production Guidelines 2024: Encore enumera rigging, truss y tareas específicas como exclusivas, y el AV de Glass Cactus sí es exclusivo. Una producción externa puede intervenir bajo las reglas del hotel; confirmá el contrato actual.
¿Puedo colgar un banner con mi propio equipo?
No bajo la guía 2024. Incluye banners y elementos promocionales en el rigging que diseña, instala y retira un rigger Encore. Exige un plano a escala 21 días antes del ingreso; puntos y cargas se revisan en CAD.
Documentación oficial
Revisión 18 de octubre de 2026. Encore Production Guidelines Gaylord Texan, PDF 2024, pp. PDF 1–2; página Marriott de Meetings & Events y su tabla actual. Fuente de proveedor oficial fechada, sujeta a confirmación contractual actual. Sin CAD de puntos, cargas de piso, orden de servicios ni aprobación del evento.