Del plano del stand a las medidas útiles, la gráfica y el acceso de carga

Las paredes tienen espesor y encuentros que afectan el interior

En planta, dibujá ambas caras de cada pared y los acabados o salientes que correspondan a la solución elegida. Diferenciá cota exterior, eje y cara interior terminada. Si cambia el sistema o el acabado, revisá la medida útil en vez de mover sólo una línea del dibujo.

Para comparar materiales y sistemas, contale al proveedor qué caras quedarán a la vista, qué terminación buscás y dónde habrá pantallas, puertas o accesos técnicos. Pedile para cada opción una sección del conjunto terminado y el detalle de sus encuentros. Si el color o la textura son decisivos, solicitá una muestra o referencia identificada del acabado. Con esas respuestas se pueden comparar las cotas interiores y la integración audiovisual sin dar por equivalentes dos soluciones de aspecto parecido. Compartí también las condiciones del manual de la feria que deban revisar el proveedor y el organizador.

Como ejemplo de sistema identificado, el Starter Kit 1 de Aluvision lista bastidores Omni-55 de 992 × 2480 mm junto con otras medidas y perfiles de terminación. El tamaño de un bastidor no define por sí solo el espesor completo de una pared ni la medida interior de cualquier configuración. Pedí la sección y los encuentros del conjunto que realmente se propone.

Antes de descontar espesores, confirmá con el diseñador si la cota disponible corresponde a la parcela contratada, al exterior del stand o al interior terminado. Para la resta que sigue, W debe ser el ancho exterior del conjunto; si el plano no lo identifica, dejá el ancho útil pendiente.

Para obtener el ancho interior, restá del ancho exterior W lo que ocupa cada pared hacia adentro: ancho útil = W − espesor izquierdo − espesor derecho. Usá el espesor completo de cada lado, incluidos los acabados. Esos valores salen de la sección del diseño; el nombre comercial del sistema no alcanza para determinarlos.

Separá bastidor, superficie visible y archivo de gráfica

Identificá cada cara o panel con el mismo código en el plano y en el pedido de gráfica. Registrá tamaño visible, orientación, encuentros con pantallas y zonas que quedan tapadas por mobiliario. El archivo de producción necesita además la plantilla exacta del proveedor, con escala, sangrado y márgenes que él confirme.

La guía de medición de SEG Systems identifica referencias específicas del bastidor; sus instrucciones de arte también distinguen procesos de impresión. Sirven para reconocer que medida del marco, imagen visible y tamaño del archivo no son intercambiables. No apliques la plantilla de ese proveedor a otro sistema por parecido visual.

Coordiná las cotas con quien produce la gráfica y la escenografía. Si cambia un encuentro o un panel, actualizá el código y avisá qué archivo quedó afectado. El plano audiovisual marca la interfaz; la definición de material y producción corresponde a sus proveedores.

Del volumen embalado al recorrido de ingreso

1. 1. Bulto embalado y orientación de transporte
2. 2. Puerta: ancho y altura libres por confirmar
3. 3. Giro y ascensor: recorrido y condiciones por confirmar

Compará el bulto que llega con todo el recorrido

Pedí dimensiones del bulto embalado en la orientación de transporte, incluyendo caja, protecciones y elementos de manipulación previstos. No uses solamente la medida del producto instalado. Por ejemplo, la ficha Peerless-AV KIPC2555 LIT-1572 rev.5 diferencia producto y paquete: para ese paquete lista 38,00 × 86,00 × 27,00 in, en orden ancho × alto × profundidad.

Con esos datos, pedí al recinto la confirmación del recorrido: acceso, ancho y alto libres de puertas, giros, umbrales y ascensor si corresponde. Hay que conocer cabina y puerta por separado, además de las condiciones de uso y transporte que confirme cada responsable. Que un bulto sea menor que una abertura en dos medidas no demuestra que complete los giros o el recorrido.

Si aparece una incompatibilidad, consultá con el proveedor otra presentación de transporte o una solución distinta y revisá nuevamente el recorrido con el recinto. La foto de una puerta ayuda a identificarla; para confirmar el acceso hacen falta medidas y condiciones de uso. El responsable del transporte debe revisar también los medios de manipulación y las cargas; cualquier cambio en las piezas se consulta con su proveedor.

Si el plano no está cerrado, planteá decisiones por escenario

Prepará alternativas con los mismos datos de partida e indicá qué conserva, qué cambia y qué necesita confirmar cada una. Si falta medir un espacio, anotá qué dimensión asumiste y cómo afectaría a la propuesta una medida diferente.

Si el plano todavía no muestra la sección de la pared, compará dos opciones: colocar la imagen delante de la pared o integrarla en ella. En ambos casos, dejá por confirmar el espacio que ocupa el montaje. Si el acceso de carga sigue pendiente, señalá qué opción depende de un bulto concreto. El objetivo es que la próxima respuesta del diseñador, proveedor u organizador resuelva una decisión.

Entregá el plano con revisión, cambios y pendientes claros

Usá un nombre identificable: evento, stand, fecha y revisión. En el dibujo, anotá unidad, escala si corresponde, origen de las cotas y estado de cada dato importante. Diferenciá croquis conceptual de documentación de construcción o revisión técnica: un croquis no constituye un permiso ni un cálculo estructural.

Incluí una lista breve de cambios respecto de la versión anterior y quién debe responder cada pendiente. Si una cota cambia, identificá también las pantallas, paredes, muebles, gráficas o bultos afectados. Conservá las versiones anteriores como historial, indicando cuál es la vigente para esa conversación.

Al recibir una respuesta, guardá documento, fecha, autor y alcance de lo confirmado. Una revisión de gráfica no aprueba soporte, piso o rigging. Compartí el paquete actualizado con los responsables involucrados para que cada disciplina revise lo que le corresponde.