Matériel et services techniques
Audiovisuel pour événements en hôtel
Écrans LED, sonorisation, éclairage, scène, caméras et équipe pour réunions, congrès et galas à Miami, Fort Lauderdale et dans le sud de la Floride.
Salle plénière, salles de sous-commission et répétitions
Le programme détermine les salles à équiper simultanément et la distribution des présentations, des caméras et de l'audio. Une petite réunion peut nécessiter seulement un écran, des microphones et un opérateur ; un congrès peut demander plusieurs espaces et une direction technique.
Coordination avec l'hôtel
Nous vérifions l'autorisation des prestataires extérieurs et les services réservés à l'hôtel. L'accrochage, l'électricité, Internet, la main-d'œuvre et les frais de raccordement ou de supervision peuvent être facturés séparément. GLMedia intervient comme prestataire audiovisuel indépendant.
Quai de livraison, portes, ascenseurs, hauteur, charges admissibles du sol et issues de secours influencent la configuration. Des structures au sol permettent d'éviter la suspension au plafond lorsque le système et la salle s'y prêtent.
Un devis adapté au programme
Indiquez l'hôtel, le nom de la salle, le plan, le public, les créneaux d'accès et le programme. Ajoutez les répétitions, les repas et les changements de configuration de la salle.
Nous définissons le matériel et les heures d'exploitation de chaque espace. L'hébergement, la restauration et la gestion des invités ne sont pas automatiquement compris dans la prestation audiovisuelle.
Pour poursuivre votre visite
Demandez un devis
Envoyez la date, le lieu et la prestation souhaitée. Le devis détaille le matériel, le travail de l'équipe et les conditions de réservation.
Envoyer les détails ↗Questions pratiques avant de réserver
Puis-je faire appel à un prestataire audiovisuel extérieur à l'hôtel ?
Consultez le responsable événementiel de l'hôtel avant de réserver le matériel. Certains contrats autorisent le matériel extérieur mais réservent l'accrochage, l'électricité, Internet ou la main-d'œuvre à un prestataire précis. Demandez ces règles et les éventuels frais de supervision ou de raccordement par écrit. GLMedia peut coordonner l'intervention lorsqu'elle est autorisée ; une prestation antérieure ne garantit pas l'accord pour un autre événement.
Qui organise les accréditations et l'accès de l'équipe technique ?
L'organisateur ou le site communique la procédure et la date limite d'inscription. Nous coordonnons les informations nécessaires concernant l'équipe, mais l'accord appartient à l'événement ou au service de sécurité. Confirmez l'entrée de service, le point d'accréditation, les horaires et l'autorisation de déchargement. Les billets des invités sont distincts des accréditations techniques.
Quelles informations d'assurance faut-il demander à l'hôtel ?
Demandez les exigences applicables aux prestataires, l'identité exacte du destinataire du certificat et les éventuelles clauses d'assuré additionnel. Envoyez-les avec les dates et l'adresse. Nous examinons les documents avec les responsables avant la livraison. Un certificat standard ne garantit pas toutes les clauses ou tous les plafonds demandés ; son acceptation et le délai doivent être confirmés.
Quelles dimensions du monte-charge vous faut-il ?
Envoyez les dimensions de passage libre de la porte, la largeur et la profondeur de la cabine, la charge admissible et le parcours du quai à la salle. Nous vérifions le plus grand flight-case chargé et les éléments de support, pas seulement une dalle LED. Incluez les virages, les rampes et la protection du sol. Un système modulaire peut aider, mais les dimensions de l'écran ne garantissent pas le passage du matériel.
Où stocker les flight-cases vides pendant l'événement ?
Demandez un espace autorisé au site avant le montage. Les flight-cases vides, les pièces de rechange et les chariots doivent être stockés sans bloquer les sorties, les couloirs de service ou le public. Sans réserve disponible, il peut être nécessaire de revoir les livraisons ou de prévoir un trajet supplémentaire. Convenez de l'emplacement, de l'accès et des coûts éventuels avant l'événement.
Peut-on transformer une salle de réunion en salle de dîner le même jour ?
Envoyez les deux plans et le temps disponible entre les activités. Nous identifions le matériel qui peut rester et celui qui doit être déplacé, recâblé ou testé à nouveau. La transformation demande du personnel et un plan d'accès coordonné avec le traiteur et les autres prestataires. Une courte pause ne suffit pas forcément pour remonter une scène ou un mur LED.
Pouvez-vous monter de nuit ou en dehors des horaires habituels du site ?
Envoyez les créneaux d'accès réels, pas seulement l'heure de début de l'événement. Nous vérifions l'équipe, la livraison, la sécurité et l'autorisation de travailler le soir ou la nuit. Le planning doit prévoir le déchargement, le montage et les essais. Des horaires particuliers ou une nouvelle vacation de l'équipe peuvent modifier le coût ; confirmez ces conditions avant de valider le planning.
L’intervenant peut-il voir ses notes ou la diapositive suivante sans les montrer au public ?
Oui, avec un signal distinct pour l’intervenant et une configuration informatique qui le permet. Un moniteur de retour peut afficher la diapositive en cours, le mode présentateur, un chronomètre ou un invité à distance ; ce sont des demandes différentes, alors précisez celle de l’intervenant. Dupliquer le signal du public ne fait que répéter l’image de l’écran principal. Le mode présentateur dépend aussi du logiciel et des sorties disponibles sur l’ordinateur. Pendant la répétition, nous vérifions l’ordinateur utilisé, l’affectation des écrans, la télécommande de présentation et la position du moniteur. Si plusieurs intervenants apportent leur ordinateur, prévoyez ces changements pour éviter que des notes privées deviennent la prochaine source affichée au public.