Producción audiovisual para reuniones, congresos y galas en hoteles.

Consultá al responsable de eventos del hotel antes de contratar equipos. Algunos contratos permiten equipos externos, pero reservan rigging, energía, internet o personal a un proveedor designado. Pedí por escrito esas reglas y los cargos por supervisión o conexión. GLMedia puede coordinar su trabajo cuando esté autorizado; haber trabajado allí no garantiza aprobación para un evento nuevo.

El organizador o recinto confirma el procedimiento y la fecha límite de registro. Coordinamos los datos del personal necesarios para nuestro trabajo; la aprobación queda a cargo del evento o seguridad. Confirmá entrada de servicio, lugar de acreditación, horarios y autorización de descarga. Las entradas de invitados son distintas de las credenciales del personal técnico.

Pedí los requisitos para proveedores, los datos exactos del destinatario del certificado y cualquier cláusula de asegurado adicional. Mandalos con fechas y dirección. Revisamos la documentación solicitada con los responsables antes de entregar. Un certificado estándar no garantiza que ya incluya todas las cláusulas o límites exigidos; deben confirmarse aceptación y plazo.

Mandá el ancho y la altura libres de la puerta, el ancho, la profundidad y la altura de la cabina, y la capacidad de carga indicada por el recinto. Comparamos esas medidas con el case cargado más grande y las piezas de soporte tal como se transportan, no solo con un panel LED. También importa el recorrido: acceso al muelle, giros de pasillo, rampas, desniveles y puerta del salón pueden ser el punto que limite el ingreso. Las fotos o un plano ayudan a detectar dónde hace falta una visita técnica. Confirmá con el hotel la reserva del ascensor, su uso permitido y la protección de pisos. Las medidas de la pantalla no alcanzan para saber si entran los equipos.

Pedile al hotel un sector autorizado antes del montaje. Hace falta espacio para cases vacíos y carros, mientras que los equipos de repuesto pueden necesitar quedar accesibles para los técnicos durante el show. Confirmá dónde puede quedar cada cosa, quién puede entrar y cuándo debe liberarse el sector. No se debe dar por hecho que un pasillo, muelle de carga o salida de emergencia sirve como depósito. Si no hay espacio adecuado, puede hacer falta agregar un viaje al plan de entrega y retiro. Los cargos de almacenamiento o transporte adicional deben identificarse en la propuesta antes del evento.

Puede ser posible, pero necesitamos ambos planos y el tiempo real disponible con el salón libre. Contanos qué cambia entre la reunión y la cena: sillas, escenario, pantallas, micrófonos o iluminación. Identificamos qué puede quedar instalado y qué debe moverse, reconectarse y probarse. El personal audiovisual, el catering y quienes mueven el mobiliario necesitan una secuencia que permita trabajar a cada equipo. Mover un monitor no es lo mismo que reconstruir una tarima o una pantalla LED; una pausa corta en la agenda no alcanza para confirmar el cambio. Hay que prever una prueba final antes de que vuelva el público, no dejarla para el primer discurso de la cena.

Podemos evaluar un montaje nocturno o de madrugada cuando el hotel confirme el horario de acceso. Preguntá si el muelle, el ascensor de servicio, seguridad y los técnicos internos que hagan falta estarán disponibles durante todo ese período. Que el salón esté abierto no significa que el resto del recorrido esté disponible. Mandá horarios de entrega, montaje, pruebas y ensayo, junto con los del evento y el desmontaje. Revisamos disponibilidad de personal y si hacen falta turnos o convocatorias separados. Los horarios especiales y servicios del recinto pueden cambiar el precio; conviene resolverlo antes de aceptar el presupuesto.

Sí, con una señal separada para el orador y una configuración de computadora que lo permita. Un monitor de retorno puede mostrar la diapositiva actual, la vista del presentador, un cronómetro o un invitado remoto; son pedidos distintos, así que indicá cuál necesita el orador. Duplicar la señal del público solo repite lo que ya está en la pantalla principal. La vista del presentador también depende del programa y de las salidas disponibles en la computadora. Durante el ensayo revisamos la laptop real, la asignación de pantallas, el pasador de diapositivas y la posición del monitor. Si varios oradores traen sus computadoras, incluí esos cambios en el plan para que las notas privadas no terminen como próxima fuente en la pantalla del público.

Procesamiento de video y entrega del sistema